Yönetim kurulunda biri "Bir sitemiz olsun" diyor. Bir gönüllü Instagram hesabını açıyor, başka biri eski bir ücretsiz site kurmuş ama şifresini kimse bilmiyor. Bir süre sonra bir sponsor ya da bir belediye yetkilisi "Web sitenize baktım" diyor ve baktığı şey iki yıl önceki bir etkinlik duyurusu.
Dernek ve vakıflar bir ticari işletme gibi satış yapmaz; ama güvenle çalışır. İnsanlar size zaman, emek ya da destek verecekse önce kim olduğunuzu anlamak ister. Bu yazıda bir dernek web sitesinde hangi sayfaların olması gerektiğini ve sitenin yıllarca nasıl ayakta kalacağını anlatıyorum.
Sitenin asıl işi: güven vermek
Bir gönüllü, bir üye adayı ya da bir destekçi sitenize bakarken aslında şunları sorar: Bu kuruluş gerçek mi? Ne yapıyor? Kimler yönetiyor? Bana ne istiyor? Siteniz bu dört soruya ilk bir iki dakikada cevap vermeli.
Kurumsal ve ticari bir dille yazmayın. "Toplumsal fayda ekseninde" gibi ifadeler yerine "Mahalledeki çocuklara ücretsiz ders desteği veriyoruz" gibi somut cümleler kurun. Kimseyi ikna etmek zorunda değilsiniz; anlatmanız yeterli.
Amaç ve faaliyetler
Ana sayfada, kaydırmadan görünen yerde şunlar olsun:
- Bir iki cümleyle derneğin ya da vakfın amacı.
- Yaptığınız başlıca faaliyetler; her biri kısa bir başlık ve bir iki cümle.
- Kuruluş yılı ve faaliyet alanı (hangi şehir, hangi kesim).
- Somut bir çağrı: "Gönüllü olun", "Üye olun" ya da "Bize ulaşın".
Faaliyetlerin fotoğrafı varsa kullanın. Ancak fotoğrafta tanınan kişiler, özellikle çocuklar ve yardım alan kişiler varsa, bu kişilerden ve gerekirse velilerinden izin alınması gerekir. Hangi iznin nasıl alınacağı için hukuk danışmanınıza ya da ilgili kuruma sorun; burada kesin bir kural vermem doğru olmaz.
Şeffaflık: yönetim ve raporlar
Dernek ve vakıf siteleri için en güçlü güven işareti şeffaflıktır. Bir ziyaretçi sizi tanıdıkça ve neyi nasıl yaptığınızı gördükçe rahatlar. Şunları düşünün:
| Bölüm | Ne yazılabilir? |
|---|---|
| Yönetim | Yönetim kurulu üyelerinin adı ve görevi; uygunsa kısa bir tanıtım |
| Faaliyet raporu | Yıllık faaliyet özeti, okunabilir bir belge olarak |
| Tüzük ya da senet | Amaç ve çalışma esasları |
| İletişim | Adres, telefon, e-posta, gerçek bir kayıt adresi |
Hangi belgelerin ve bilgilerin yayımlanabileceği ya da yayımlanması gerektiği kuruluşunuzun türüne göre değişebilir. Kişisel verilerin korunması gibi konuları da burada genel geçer bir cevapla geçemem. Bunları yönetim kurulunuz, hukuk danışmanınız ya da mali müşaviriniz ile birlikte belirleyin. Site ise bu kararların okunabilir ve düzenli biçimde sunulmasını sağlar.
Üyelik ve gönüllü başvurusu
Bir dernek üyelik sayfası, sitenin en çok iş gören sayfalarından biri olabilir. Ama çoğu sitede ya hiç yoktur ya da "belgeyi indirin, imzalayın, getirin" diye biter.
Sade bir başvuru şöyle işler:
- Sayfada üyeliğin ne olduğu, ne getirdiği ve kimlerin üye olabileceği anlatılır.
- Kısa bir form vardır: ad, iletişim bilgisi, kısa bir not.
- Form gönderildiğinde kime gittiği belli olur ve ziyaretçiye "Başvurunuz bize ulaştı, size şu yolla dönüş yapacağız" denir.
- Resmî belge ya da imza gereken adımlar gerekiyorsa, bunlar ayrıca ve açıkça yazılır.
Gönüllü başvurusu için de aynısı geçerli, ama bir fark var: gönüllü "ne yapacağım, ne kadar zamanım gider?" diye sorar. Gönüllü başvuru formu, hangi alanlarda yardım aradığınızı (etkinlik, saha, sosyal medya, bağış toplama) ve ne kadar zaman beklediğinizi yazsın. Formda çok fazla kişisel bilgi istemeyin; toplanan her bilginin bir sorumluluğu var.
Etkinlik duyuruları
Etkinlik sayfası, sitenin canlı olduğunu gösterir. Ama yalnızca düzenli güncellenecekse. Bir ziyaretçi "Yaklaşan etkinlikler" başlığının altında geçmiş bir tarih görürse sitenin terk edildiğini düşünür.
- Yaklaşan etkinlikler üstte, geçmiş olanlar ayrı bir "Arşiv" bölümünde dursun.
- Her etkinlikte tarih, saat, yer ve kayıt gerekip gerekmediği yazsın.
- Etkinlik bittikten sonra kısa bir özet ve birkaç fotoğraf ekleyin; bu, hem arşiv hem de sitenin hareket ettiğinin kanıtıdır.
- Haritada yer gösterin ve ulaşım için kısa bir not düşün.
Bağış bilgisi: dikkatli olun
Bağış kabul ediyorsanız sitede bunu açıkça belirtmek isteyeceksiniz. Ama burada genel bir uyarı yapmam gerekiyor: bağış toplama, hesap bilgisi paylaşma, makbuz ya da belge düzenlemesi ile vergi ve mevzuat konuları kuruluşun türüne ve durumuna göre değişir ve hata yapmanın sonuçları olabilir. Bu konularda ne yazacağınızı, hangi izin ya da bildirimlerin gerektiğini mutlaka yönetim kurulunuzun hukuk danışmanı ya da mali müşaviri ile netleştirin.
Siteyi yapan kişi olarak benim işim, sizin onayladığınız bilgiyi ziyaretçiye anlaşılır ve düzgün bir şekilde göstermek. Hangi bilginin doğru olduğuna ben karar vermem. Bağış sayfasında fazladan sade olun: bağışın ne işe gideceğini, kime ulaşılacağını ve hangi yolların kullanılabileceğini, yetkili kişilerin onayladığı kadarıyla yazın.
Siteyi kim güncelleyecek?
Dernek ve vakıf sitelerinin en büyük sorunu tasarım değil, sahipsizliktir. Yönetim değişir, gönüllü ayrılır, şifre kaybolur; site iki yıl sonra unutulmuş bir vitrin olur.
Bunu önlemek için baştan şunları belirleyin:
- Sorumlu kişi: Siteyi güncelleyecek bir kişi ve bir yedeği olsun. İsimleri yönetim kurulu kararına ya da dosyaya yazılsın.
- Erişim bilgileri: Alan adı, barındırma ve site şifreleri kişisel bir e-postaya değil, derneğin ortak bir adresine bağlı olsun. Kişi ayrıldığında dernek siteyi kaybetmesin.
- Güncelleme düzeni: Ayda bir etkinlik ekleme, yılda bir faaliyet raporu koyma gibi basit bir takvim.
- Kolay yönetim: Teknik bilgisi olmayan bir gönüllü, bir metin ya da etkinlik ekleyebilmeli. Bunu yaptıran kişiden baştan isteyin.
Sık sorulan sorular
Derneğimiz küçük, yine de site gerekli mi?
Küçük bir kuruluş için bile tek bir düzgün sayfa, sosyal medya hesabından daha kalıcıdır. Kim olduğunuzu, ne yaptığınızı ve nasıl ulaşılacağını anlatan sade bir dernek web sitesi çoğu zaman yeter.
Sadece sosyal medya hesabı yeterli olmaz mı?
Sosyal medya sizin kontrolünüzde değildir ve herkesin görebileceği bir arşiv sunmaz. Resmî bilgi ve raporlar için kendi adresiniz daha güvenilirdir.
Bağış toplamak için siteye ne koyacağız?
Bu, kuruluşunuzun hukuki durumuna bağlı. Yönetim kurulunuz ve mali müşaviriniz ne yazılacağını onaylasın; ben o bilgiyi sitede düzgün biçimde gösteririm.
Site bir gönüllü tarafından yapılsa olur mu?
Olur, yeter ki erişim bilgileri dernekte kalsın ve sonrasını devralacak biri belli olsun. Gönüllünün ayrılması siteyi bitirmemeli.
Sonuç
Dernek ya da vakıf sitesi, güveni görünür kılan bir araçtır: ne yaptığınız, kimin yönettiği ve nasıl katılınacağı açık olmalı. Bağış ve mevzuat konularında yetkili uzmanınıza danışın, siteyi güncelleyecek kişiyi en baştan belirleyin. Kuruluşunuz için bu çerçevede bir site planlamak isterseniz web sitesi yaptırma sayfamdan bana ulaşabilirsiniz.