Telefon çalıyor. Karşıdaki bir firmanın satın alma sorumlusu: "Elimizde üç bin katalog var, bir de fuar için afiş lazım, bir şeyler gönderebilir miyim?" Siz "tabii, e-postaya atın" diyorsunuz. İki gün sonra dosya geliyor ama yanında ebat yok, adet yok, kâğıt tercihi yok. Bir buçuk saat geri dönüş yazışması başlıyor.
Matbaa işinde yazışmanın yarısı aynı soruları tekrar tekrar sormaktır. İyi hazırlanmış bir matbaa web sitesi bu soruları siz daha telefonu açmadan sorar, müşteriye ne isteyeceğini öğretir ve teklif sürecini hızlandırır. Bu yazıda sitenizde hangi bölümlerin olması gerektiğini, dosya gönderme ve teklif alma düzenini ve siteyi yapacak kişiden ne isteyeceğinizi anlatıyorum.
Sitenin işi: doğru müşteriyi doğru teklife götürmek
Matbaanızın müşterisi genelde iki gruptur. Biri tek seferlik, küçük bir iş yaptıran kişidir. Diğeri, düzenli ve büyük iş yaptıran firmadır. İkinci grup, yani firmalara satış yapan (B2B) kısım çoğu matbaa için asıl büyümenin geldiği yerdir. Bu kişiler siteye bakarken şunu düşünür: "Bu firma işimi zamanında, doğru ve düzenli yapar mı?"
Bu yüzden siteniz vitrin kadar, bir ön büro gibi de çalışmalı. Ne bastığınızı anlatmalı, nasıl iş aldığınızı göstermeli, güven vermeli.
Ürün grupları: müşterinin dili
Sitenizde ürünleri sizin iç düzeninizle değil, müşterinin aradığı adlarla ayırın. Örnek başlıklar:
- Kartvizit ve antetli kâğıt
- Katalog ve broşür
- Afiş ve poster
- Ambalaj ve kutu
- Etiket ve sticker
- Dergi, kitap ve defter
- Promosyon ve özel baskılar
Her ürün grubu için ayrı bir sayfa olsun. Sayfada şunlar yer alsın: bu ürün ne için kullanılır, hangi seçenekler mevcut (ebat, kâğıt, yüzey işlemi gibi), nasıl sipariş verilir ve örnek fotoğraflar. Tek sayfaya tüm ürünleri sıkıştırmak hem müşteriyi yorar hem de aramalarda sizi geride bırakır. Çünkü "katalog baskı" arayan kişi, ayrı bir katalog sayfasına ulaşmak ister.
İstanbul, Ankara ya da İzmir gibi bulunduğunuz şehri ve hizmet verdiğiniz bölgeyi de sayfalarda doğal biçimde belirtin. Müşteri "yakınımdaki matbaa" diye de arar.
Dosya gönderme ve teklif alma
Matbaa sitesinin en önemli bölümü burasıdır. Amaç, müşterinin tek seferde eksiksiz bilgi vermesi.
Teklif formunda sorulabilecekler:
- Ne basılacak (kartvizit, katalog, ambalaj vb.)
- Adet
- Ebat ve sayfa sayısı
- Kâğıt ya da malzeme tercihi (bilmiyorsa "önerinizi isterim" seçeneği)
- Yüzey işlemi gibi özel istekler
- İstenen teslim tarihi
- Teslim adresi ya da teslim alma tercihi
- Dosya hazır mı, tasarım desteği gerekiyor mu
Form uzun olunca insanlar yarıda bırakır. Bu yüzden zorunlu alanları az tutun, diğerlerini isteğe bağlı bırakın. Formdan sonra müşteriye "talebiniz alındı, yaklaşık ne zaman dönüş yapılacağı" bilgisini gösterin. Net bir söz verdikten sonra tutun.
Dosya göndermek için güvenli bir yükleme alanı kolaydır, ama büyük dosyalar sorun çıkarabilir. Siteyi yapan kişiden hangi dosya türlerinin ve en fazla hangi boyutun kabul edildiğini sormasını ve bunu müşteriye açıkça yazmasını isteyin. Yükleme çalışmazsa müşteri için bir alternatif (e-posta ya da paylaşım bağlantısı) sunun.
Baskı öncesi kontrol
Matbaa işinin en pahalı hatası, yanlış dosyayla baskıya girmektir. Bu yüzden sitede baskı öncesi kontrol sürecinizi kısaca anlatın: gönderilen dosya kontrol edilir, eksik ya da hatalı bir şey varsa müşteriye bildirilir, onay alınmadan baskıya geçilmez.
Sade bir rehber sayfası çok işe yarar. İçeriğinde şunlar olsun:
- Dosyayı hangi formatta göndermeli
- Kenar boşluğu ve taşma payı gibi kavramların günlük dille açıklaması
- Renk farkı konusunda ekranda görülenle basılan arasında fark olabileceği
- Onay (provalı) süreci varsa nasıl işlediği
Bu sayfa hem müşterinin hatalı dosya göndermesini azaltır hem de sizi ciddi bir firma olarak gösterir.
Teslim süresi ve sipariş süreci
Müşteri en çok "ne zaman elimde olur?" diye sorar. Kesin bir gün sözü vermek yerine süreci şeffaf anlatın: teklif, onay, baskı öncesi kontrol, baskı, kesim ve ciltleme, paketleme, teslim. Her adımın sıralaması belli olunca müşteri beklentisini kendisi ayarlar.
İşin türüne göre sürenin değiştiğini, acil işler için önceden konuşulması gerektiğini açıkça yazmak tartışmaları azaltır. Fiyatı sitede yazmak yerine "teklif, iş detaylarına göre hazırlanır" demek matbaa için doğru ve dürüst bir yoldur.
Örnek işler ve güven
B2B müşteri önce işlerinize bakar. Şunlar güven verir:
- Gerçek iş fotoğrafları (kendi bastığınız katalog, ambalaj, etiket).
- Çalıştığınız sektörlerin genel listesi (izniniz varsa firma adlarıyla).
- Makine parkınızı ve üretim alanınızı gösteren birkaç fotoğraf.
- Süslü cümleler yerine gerçeklerle dolu bir firma tanıtım sayfası: kaç yıldır bu işte olduğunuz, hangi işlerde güçlü olduğunuz.
Başka bir firmanın görselini, izni olmadan sitede kullanmayın.
Siteyi yapan kişiden ne istemelisiniz?
| İstek | Neden önemli |
|---|---|
| Her ürün için ayrı sayfa | Aramalarda bulunmak için |
| Kısa ve net teklif formu | Geri dönüş yazışmasını azaltmak için |
| Dosya gönderme alanı ve alternatifi | Büyük dosyalarda sorun çıkmaması için |
| Telefonda rahat kullanım | Satın alma sorumlusu da telefondan bakar |
| Kendi örnek işlerinizi güncelleyebilme | Siteyi canlı tutmak için |
Sık sorulan sorular
Matbaa sitesinde fiyat listesi yazmalı mıyım?
Baskıda fiyat ebada, adede, kâğıda ve işçiliğe göre değiştiği için çoğu firma teklifle çalışır. Sitede "teklif alın" akışını net kurmak yeterlidir.
Müşteri dosyayı e-postayla da gönderebilir mi?
Elbette. Sitede iki yol da olsun: yükleme alanı ve e-posta. Büyük dosyalar için paylaşım bağlantısı önermek iyi bir çözümdür.
Sadece kurumsal müşteriyle mi çalışmalıyım?
Zorunlu değil. Ama bireysel ve kurumsal müşterinin ihtiyacı farklıdır. Sitede ikisi için ayrı bir yönlendirme yapmak yazışmayı kolaylaştırır.
Site olunca Google'dan iş gelir mi?
Kesin bir sonuç vaat edemem. Ancak ürün grupları için doğru sayfalar ve teklif formu olan bir site, arama yapan firmaların sizi bulma ihtimalini artırır.
Sonuç
Matbaa ve baskı firması sitesi, ürünlerinizi anlatan, teklif toplayan ve müşteriye dosya hazırlamayı öğreten bir ön büro gibi çalışmalıdır. Net ürün grupları, basit bir teklif formu ve şeffaf bir süreç, hem zamanınızı korur hem de firmalara güven verir. Matbaanız için böyle bir site hazırlamak isterseniz web sitesi yaptırma sayfamdan bana ulaşabilirsiniz.