Ein Kunde tippt abends auf dem Handy „beglaubigte Übersetzung Englisch“ ein. Morgen früh muss er bei einer Behörde ein Zeugnis und eine Geburtsurkunde vorlegen. Drei Büros erscheinen. Bei einem steht nicht, welche Sprachen es abdeckt. Beim zweiten erfährt man nicht, wie man ein Dokument schickt. Das dritte besteht fast nur aus einer Telefonnummer. Der Kunde nimmt das Büro, das am klarsten ist.
Vermutlich arbeiten Sie seit Jahren gut, aber Ihre Website zeigt es womöglich nicht. In diesem Beitrag erkläre ich, was eine Website für ein Übersetzungsbüro deutlich sagen sollte, was Vertrauen schafft und was Sie von der Person verlangen sollten, die die Seite baut. Rechtliche Einzelheiten gehören nicht hierher; dafür wenden Sie sich an Ihren Berufsverband und die zuständigen Stellen.
Wonach sucht ein Besucher zuerst?
Wer eine Übersetzung braucht, hat meist wenig Zeit. Er weiß, dass ein Dokument übersetzt werden muss und ungefähr, wer es bekommt, aber nicht, wie der Ablauf aussieht. In den ersten zehn Sekunden sucht er deshalb Antworten auf drei Fragen:
- Arbeiten Sie in meiner Sprache und mit meiner Art von Dokument?
- Wie schicke ich das Dokument, und wann bekomme ich es zurück?
- Ist es sicher, dem Büro mein Dokument anzuvertrauen?
Ganz oben auf der Startseite sollte kein vager Satz wie „professionelle Sprachlösungen“ stehen, sondern etwas Konkretes, zum Beispiel: „Übersetzung von Dokumenten und Texten in Deutsch, Englisch, Türkisch und Arabisch, auch beglaubigt.“ Sieht der Besucher dort seine eigene Sprache, bleibt er.
Sprachen und Fachgebiete klar nennen
Websites von Übersetzungsbüros machen oft einen von zwei Fehlern. Entweder fehlen die Sprachen ganz, oder es werden Hunderte aufgelistet, und die Glaubwürdigkeit leidet. Besser ist es, die Sprachen zu nennen, die Sie wirklich abdecken, und ehrlich zu sein bei denen, die Sie nicht abdecken.
Es gibt zwei Blickwinkel: Sprache und Fachgebiet. Beschreiben Sie das Sprachpaar (zum Beispiel Deutsch–Englisch und zurück) zusammen mit dem Gebiet (Recht, Medizin, Technik, Wissenschaft, Marketing). Eine eigene Seite für jedes wichtige Sprachpaar bringt Sie mit den Suchbegriffen der Kunden zusammen. Wer „Übersetzung Türkisch“ sucht, landet direkt bei der passenden Seite statt auf einer einzigen Seite „Sprachen“.
Eine kleine Tabelle sorgt für Ordnung:
| Sprachpaar | Fachgebiete | Beglaubigte Übersetzung |
|---|---|---|
| Deutsch und Englisch | Recht, Medizin, Wissenschaft, allgemein | Ja |
| Deutsch und Türkisch | Technik, Wirtschaft, amtliche Urkunden | Ja |
| Weitere Sprachen | Auf Anfrage | Je nach Fall |
Tragen Sie Ihre tatsächliche Lage ein. Wer Leistungen nennt, die er nicht liefern kann, bekommt später nur Beschwerden.
Beglaubigte Übersetzung einfach erklären
Die meisten Kunden kennen den Unterschied zwischen beglaubigter, vereidigter und notariell bestätigter Übersetzung nicht. Sie müssen ihn auch nicht kennen. Ihre Website sollte ihn aber in wenigen ruhigen Sätzen erklären: Für welche Unterlagen wird das meist verlangt, was ist für die Beglaubigung nötig, und braucht man das Original oder reicht eine Kopie?
Eine Grenze gibt es dabei. Welche Stelle welches Dokument in welcher Form verlangt, kann sich ändern. Ein fest formulierter Satz auf Ihrer Seite kann nächstes Jahr falsch sein. Ehrlicher und besser ist: „Fragen Sie bitte bei der Stelle nach, die das Dokument verlangt. Schicken Sie es mir, dann klären wir gemeinsam, welche Art von Übersetzung nötig ist.“ Verbindliche Auskunft geben die empfangende Stelle und Fachleute für Recht.
Dokumente senden und Angebot anfordern: einfach machen
Hier verlieren Büros die meisten Kunden. Wer ein Dokument übersetzen lassen will, möchte für ein Angebot nicht hinter einem Telefonat herlaufen. Viele wollen das Dokument einfach fotografieren und sofort schicken.
Ein gutes Anfrageformular fragt nach diesen Dingen und nach nicht mehr:
- Aus welcher Sprache in welche Sprache?
- Um welche Art von Dokument handelt es sich (Zeugnis, Vertrag, Bericht, Broschüre)?
- Ist eine beglaubigte Übersetzung nötig?
- Bis wann wird sie gebraucht?
- Ein Feld, in dem man ein Foto oder die Datei hochladen kann.
Seitenzahl und Wortzahl errechnen Sie selbst, sobald Sie das Dokument sehen. Jedes zusätzliche Feld lässt mehr Leute mittendrin aufgeben. Setzen Sie neben das Formular Telefonnummer und Messenger-Link, denn manche Kunden schreiben lieber, als ein Formular auszufüllen. Entscheidend ist, dass das Formular kurz und klar bleibt.
Datenschutz und Lieferzeit schaffen Vertrauen
Übersetzte Dokumente enthalten oft Ausweisdaten, Gesundheitsangaben, Gerichtspapiere oder Geschäftsverträge. Kunden fragen sich, wer ihre Unterlagen zu sehen bekommt. Ein kurzer, einfacher Abschnitt „So werden Ihre Dokumente geschützt“ hilft: Wer sieht die Dokumente, was geschieht nach Abschluss des Auftrags, und wozu sind Ihre Übersetzer zur Verschwiegenheit verpflichtet? Klären Sie Ihre rechtlichen Pflichten beim Datenschutz mit einer Juristin oder einem Juristen und formulieren Sie den Text danach.
Bei der Lieferzeit nennen Sie besser keine Zahlen, sondern erklären, wovon sie abhängt: Seitenzahl, Sprachpaar, Schwierigkeit und ob eine Beglaubigung nötig ist. Die ehrlichste Antwort auf „Wie viele Tage?“ gibt es mit dem Angebot, nachdem Sie das Dokument gesehen haben. Bieten Sie eine Eilvariante an, schreiben Sie das deutlich dazu.
Eine mehrsprachige Website muss fehlerfrei sein
Auf der Website eines Übersetzungsbüros fällt schon ein einziger Tippfehler auf. Der Kunde denkt: Wenn sie auf der eigenen Seite Fehler machen, machen sie welche in meinem Dokument. Erscheint Ihre Seite in mehreren Sprachen, sollte der Text jeder Sprache von jemandem gelesen werden, der sie als Muttersprache spricht. Eine maschinell übersetzte Seite ist in dieser Branche das größte Imagerisiko.
Die Seiten in anderen Sprachen sind außerdem der Weg zu Kunden, die in diesen Sprachen suchen. Wer im Ausland lebt und hier etwas erledigen muss, meldet sich bei Ihnen, wenn er eine Seite in seiner Sprache findet. Behandeln Sie deshalb jede Sprache als eigene Seite für ihre Leser und nicht als übersetzte Kopie. Die Sprachauswahl sollte mit dem Sprachnamen an gut sichtbarer Stelle stehen, nicht nur als Flaggensymbol.
Häufige Fragen
Sollte ich Preise auf der Website nennen?
Übersetzungspreise hängen von Sprachpaar, Dokumentart und Seitenzahl ab, daher führt eine feste Liste oft in die Irre. Halten Sie stattdessen den Weg „Dokument für ein Angebot senden“ klar und schnell. Ob Sie Preise zeigen, entscheiden Sie selbst; wichtig ist, dass ein Angebot nicht schwer zu bekommen ist.
Sollte ich Kundennamen oder Referenzen zeigen?
Aus Gründen der Verschwiegenheit ist die Nennung von Kunden meist nicht angebracht. Beschreiben Sie stattdessen, mit welchen Branchen Sie arbeiten und wie Ihr Ablauf aussieht. Für Kundenstimmen brauchen Sie die klare Erlaubnis des Verfassers.
Sollte ich die Namen meiner Übersetzer nennen?
Mit deren Einverständnis stärkt eine kurze Vorstellung der Erfahrung das Vertrauen. Nennen Sie aber niemanden, der nicht zu Ihrem Team gehört, und keine Bezeichnung, die Sie nicht belegen können.
Soll meine Seite auch in anderen Sprachen erscheinen?
Wenn Sie mit internationalen Kunden arbeiten, ja. Eine halbfertige, fehlerhafte oder maschinell übersetzte Seite ist jedoch schlechter als keine. Wenige Sprachen gut sind besser als viele schlecht.
Fazit
Die Website eines Übersetzungsbüros ist die erste Arbeitsprobe: klar, fehlerfrei und vertrauenswürdig. Nennen Sie Sprachen und Fachgebiete deutlich, machen Sie das Senden von Dokumenten einfach und sprechen Sie ehrlich über Datenschutz und Lieferzeit. Wenn Sie eine solche Seite für Ihr Büro planen möchten, erreichen Sie mich über meine Seite Website erstellen.