Bir müşteri akşam saatinde telefonundan "İngilizce yeminli tercüme" yazıyor. Yarın sabah bir kuruma diploma ve nüfus kayıt örneği vermesi gerekiyor. Karşısına üç büro çıkıyor. Birinin sitesinde hangi dillerle çalıştığı belli değil, diğerinde belge nasıl gönderilir yazmıyor, üçüncüsü ise bir telefon numarasından ibaret. Müşteri en açık olanı arıyor.
Siz de muhtemelen işinizi yıllardır iyi yapıyorsunuz, ama site bunu yansıtmıyor olabilir. Bu yazıda bir tercüme bürosu web sitesinin neyi açıkça söylemesi gerektiğini, müşterinin güvenini neyin kazandırdığını ve siteyi yapacak kişiden ne isteyeceğinizi anlatıyorum. Hukuki ayrıntıları burada vermiyorum; onlar için ilgili meslek kuruluşuna ve noterliklere danışmak gerekir.
Müşteri sitenize girince ilk ne arar?
Çeviri yaptıran kişi çoğunlukla acelesi olan biridir. Belgesini çevirtmesi gerekiyor, kime vereceğini de kabaca biliyor, ama işin nasıl yürüdüğünü bilmiyor. Bu yüzden ilk on saniyede şu üç soruya cevap bulmak ister:
- Benim dilimde ve benim belge türümde çalışıyor musunuz?
- Belgemi nasıl göndereceğim, ne zaman geri alacağım?
- Bu büroya belgemi emanet etmek güvenli mi?
Ana sayfanızın en üstünde "Profesyonel çeviri çözümleri" gibi genel bir cümle yerine, örneğin "İngilizce, Almanca, Arapça ve Rusça belge ve metin çevirisi, yeminli çeviri" gibi açık bir cümle olmalı. Müşteri kendi dilini orada görürse sayfada kalır.
Diller ve çeviri alanları açıkça yazılsın
Tercüme bürosu siteleri çoğunlukla ya dil listesini hiç vermez ya da yüzlerce dili sıralayıp inandırıcılığını kaybeder. Gerçekte çalıştığınız dilleri, çalışmadıklarınızdan dürüstçe ayırmak daha iyi sonuç verir.
İki ayrı bakış açısı var: dil ve alan. Dil çiftini (örneğin Türkçeden Almancaya ve tersi) ve çeviri alanını (hukuk, tıp, teknik, akademik, pazarlama gibi) birlikte anlatın. Her önemli dil çifti için ayrı bir sayfa açmak, müşterinin aradığı cümleyle sizi eşleştirir. "Almanca çeviri" arayan biri, sadece "diller" başlıklı tek bir sayfada kaybolmak yerine doğrudan kendi sayfasına düşer.
Düzen için küçük bir tablo işinizi görür:
| Dil çifti | Çalıştığım alanlar | Yeminli çeviri |
|---|---|---|
| Türkçe ve İngilizce | Hukuk, tıp, akademik, genel | Evet |
| Türkçe ve Almanca | Teknik, ticari, resmi belge | Evet |
| Diğer diller | Talebe göre | Duruma göre |
Tablodaki bilgileri kendi gerçek durumunuza göre doldurun. Yapamayacağınız bir işi yazmak, uzun vadede sadece şikâyet getirir.
Yeminli ve noter onaylı çeviri sade anlatılsın
Müşterilerin çoğu "yeminli" ile "noter onaylı" arasındaki farkı bilmez. Bilmesi de gerekmez; ama sitenizin bunu birkaç cümlede, korkutmadan açıklaması gerekir. Örneğin şöyle bir bölüm işe yarar: hangi belgeler için genellikle yeminli çeviri istenir, onay için ne gerekir, belgenin aslı mı fotokopisi mi lazım olur.
Burada önemli bir sınır var: hangi kurumun hangi belgeyi nasıl istediği değişebilir. Sitenizde kesin hüküm gibi yazılmış bir bilgi, yarın yanlış çıkabilir. Bunun yerine "İstenen belgeyi ilgili kuruma sormanızı öneririm; bana gönderdiğinizde hangi türde çeviri gerektiğini birlikte netleştiririz" demek hem dürüst hem de güven verici bir yoldur. Yasal konularda kesin cevap için ilgili kurum ve hukukçu esas alınmalıdır.
Belge gönderme ve teklif alma kolay olmalı
Müşteriyi kaybettiğiniz en büyük nokta budur. Belgesini çevirtmek isteyen kişi, teklif için telefon trafiğine girmek istemez. Çoğu kişi belgenin fotoğrafını çekip hemen göndermek ister.
İyi bir teklif formu şunları sorar, daha fazlasını değil:
- Hangi dilden hangi dile?
- Belge türü nedir (diploma, sözleşme, rapor, kitapçık)?
- Yeminli veya onaylı çeviri gerekiyor mu?
- Teslim için son tarih nedir?
- Belgenin fotoğrafını ya da dosyasını yükleyebileceği bir alan.
Sayfa sayısı ve kelime sayısı gibi ayrıntıları müşteriden değil, belgeyi görünce siz hesaplarsınız. Formu uzattıkça yarım bırakan artar. Yanına bir de telefon ve mesajlaşma uygulaması bağlantısı koyun; bazı müşteriler formdan çok mesajı sever. Formu çok adımlı yapmanın inceliklerini ayrı bir yazıda ele almak gerekir, burada esas olan kısa ve net olmasıdır.
Gizlilik ve teslim süresi güven oluşturur
Çevrilen belgeler çoğu zaman kimlik, sağlık, mahkeme ya da ticari sözleşme gibi kişisel bilgiler içerir. Müşteri, belgesinin kimlerin eline geçtiğini merak eder. Sitenizde kısa, sade bir "belgeleriniz nasıl korunur" bölümü olması iyi olur: belgeleri kimlerin gördüğü, işten sonra ne yapıldığı, çevirmenlerin gizlilik konusundaki yükümlülüğü. Kişisel verilerle ilgili yasal yükümlülüklerinizi bir hukukçuyla netleştirin ve sitedeki metni ona göre yazın.
Teslim süresi için sayı vermek yerine, süreyi neyin belirlediğini anlatın: sayfa sayısı, dil çifti, belgenin zorluğu, yeminli onay gerekip gerekmediği. "Kaç günde" sorusuna kesin bir cevabı, belgeyi gördükten sonra teklifle birlikte vermek en doğrusudur. Acil iş için ayrı bir seçenek sunuyorsanız bunu açıkça yazın.
Çok dilli bir siteniz varsa kusursuz olmalı
Bir tercüme bürosunun sitesinde tek bir yazım hatası bile müşterinin gözüne batar. Çünkü müşteri şunu düşünür: dil işi yapan biri kendi sitesinde hata yapıyorsa benim belgemde de yapar. Siteniz birden fazla dilde yayınlanıyorsa, her dilin metnini o dili ana dili olarak konuşan biri okumalı. Makine çevirisiyle hazırlanmış bir sayfa, bu sektörde en büyük itibar kaybıdır.
Sitenizin yabancı dil sayfaları ayrıca o dilde arama yapan müşteriye ulaşmanın yoludur. Yurt dışında yaşayıp Türkiye'de işlem yaptırmak isteyen biri, kendi dilinde yazılmış sayfanızı bulursa size yönelir. Bu yüzden her dil, bir çeviri kopyası değil, o dili konuşan okuyucuya yazılmış bağımsız bir sayfa gibi düşünülmelidir. Dil seçimini de bir bayrak simgesiyle değil, dil adıyla, herkesin görebileceği bir yerde sunun.
Sık sorulan sorular
Sitede fiyat listesi yazmalı mıyım?
Çeviri fiyatı dil çiftine, belge türüne ve sayfa sayısına göre değiştiği için sabit bir liste çoğu zaman yanıltır. Bunun yerine "teklif için belgeyi gönderin" yolunu açık ve hızlı tutun. Fiyat verme kararı sizindir; önemli olan müşterinin teklif almasını zorlaştırmamaktır.
Sitede referans ya da müşteri adı göstermeli miyim?
Gizlilik gereği müşterilerinizin adını yazmak genellikle uygun değildir. Bunun yerine hangi sektörlerle çalıştığınızı ve nasıl bir süreç izlediğinizi anlatın. Yorum kullanacaksanız, sahibinin açık izni olmalıdır.
Çevirmenlerimin adını sitede yazmalı mıyım?
Çevirmenlerin onayıyla, deneyim alanlarını kısaca tanıtmak güveni artırır. Ancak ekipte olmayan birini ya da doğrulayamayacağınız bir unvanı yazmayın.
Sitem yabancı dilde de olsun mu?
Yabancı müşteriyle çalışıyorsanız evet. Ama yarım bırakılmış, hatalı ya da makine çevirisi bir yabancı dil sayfası hiç olmamasından daha kötüdür. Az sayıda dili iyi yapmak, çok dili kötü yapmaktan iyidir.
Sonuç
Bir çeviri bürosu sitesi, büronun ilk çeviri örneğidir: net, hatasız ve güven veren olmalı. Diller ve alanlar açık yazılsın, belge gönderme kolay olsun, gizlilik ve süre dürüstçe anlatılsın. Büronuz için böyle bir site planlamak isterseniz web sitesi yaptırma sayfamdan bana ulaşabilirsiniz.