Sie führen einen Kosmetiksalon. Kundinnen buchen Termine, aber einige erscheinen nicht, und der Stuhl bleibt leer. Oder Sie haben eine kleine Pension und wissen nie genau, ob ein Gast, der gebucht hat, tatsächlich anreist. Dann denken Sie: „Wenn ich doch über meine Website eine kleine Anzahlung nehmen könnte.“
Das geht, aber es ist mehr als ein Knopf auf der Seite. Dahinter stehen eine Bank oder ein Zahlungsdienstleister, ein Antrag und einige Sicherheitsregeln. In diesem Beitrag erkläre ich, wie eine Online-Zahlung auf der Website funktioniert, welche Möglichkeiten es gibt, was üblicherweise verlangt wird und worauf Sie achten sollten.
So läuft die Zahlung auf Ihrer Seite ab
Drückt der Kunde auf Ihrer Seite „Bezahlen“, gibt er die Kartendaten nicht bei Ihnen ein, sondern in einem sicheren System, das das Geld transportiert. Sie sehen nur „Zahlung eingegangen“ oder „Zahlung fehlgeschlagen“. Denken Sie an das Kartenterminal an der Ladenkasse: Die PIN tippt der Kunde selbst ein, Sie sehen sie nie. Im Internet ist es genauso.
So liegt die Kartennummer nie auf Ihrer Website. Wer Ihre Seite baut, speichert keine Kartendaten, sondern bindet die Zahlungsseite korrekt an dieses sichere System an.
Zwei Begriffe erkläre ich kurz im Alltagsdeutsch.
- Händlerkonto bei Ihrer Bank: Das ist die Online-Version des Kartenlesegeräts in Ihrem Laden. Sie vereinbaren es meist direkt mit einer Bank.
- Zahlungsdienstleister: Ein Vermittler, der für viele Unternehmen Kartenzahlungen einsammelt und das Geld dann an Ihr Konto weitergibt. Statt ein eigenes Bankensystem aufzubauen, nutzen Sie dessen fertiges System.
Beide erfüllen dieselbe Aufgabe: Sie bringen das Geld von der Karte des Kunden auf Ihr Konto. Unterschiede gibt es bei der Antragstellung, im Ablauf und in der Kostenstruktur. Welche Lösung zu Ihnen passt, klären Sie mit Ihrer Bank und Ihrem Steuerberater. Ich empfehle hier keine bestimmte Firma, denn jeder Betrieb ist anders.
Was verlangen Anträge üblicherweise?
Jeder Anbieter hat eigene Regeln. Häufig kommt Folgendes vor:
- Unterlagen, die Ihre Unternehmensform zeigen (Einzelunternehmen oder Gesellschaft, je nach Lage).
- Steuerliche Angaben und ein Geschäftskonto.
- Identitätsangaben der vertretungsberechtigten Person.
- Ihre Website: Der Anbieter kann prüfen, ob sie zu einem echten Unternehmen gehört, was Sie verkaufen und zu welchen Bedingungen. Kontaktangaben und Rückgaberegeln erleichtern das.
- Die Art des Produkts oder der Dienstleistung.
In manchen Branchen, etwa Gesundheit oder Rechtsberatung, können zusätzliche Bedingungen gelten. Sprechen Sie über Ihre Unterlagen mit Ihrem Steuerberater und über die veröffentlichten Bedingungen mit einer Juristin oder einem Juristen. Wie lange die Freigabe dauert und ob sie erteilt wird, kann niemand vorhersagen, auch ich nicht.
Was bedeutet Gebühr oder Provision?
Bei jeder Kartenzahlung behält die Stelle, die das Geld transportiert, meist einen Anteil. Das nennt man Gebühr oder Provision. Es ist dasselbe Prinzip wie am Kartenterminal im Laden: Der Kunde zahlt, bei Ihnen kommt etwas weniger an. Die Höhe hängt von Anbieter, Vertrag und Zahlungsart ab. Eine Zahl zu nennen wäre hier nicht seriös. Achten Sie beim Einholen von Angeboten auf Folgendes:
- Wie wird die Gebühr berechnet, gibt es einen festen Anteil pro Vorgang?
- Nach wie vielen Tagen ist das Geld auf Ihrem Konto?
- Was passiert mit der Gebühr bei einer Erstattung?
- Gibt es eine monatliche Grundgebühr oder Einrichtungskosten?
Schriftliche Angebote von mehreren Anbietern sind der sauberste Weg zum Vergleich.
Beispiele für Dienstleister
Zahlungen sind nicht nur etwas für Online-Shops. Auch kleine Dienstleistungsbetriebe profitieren.
- Anzahlung für Termine: Friseur, Zahnarztpraxis oder Massagestudio können bei der Terminbuchung einen kleinen Vorschuss verlangen. Das verringert den Ausfall, wenn jemand nicht erscheint. Die Bedingungen (was passiert bei Nichterscheinen, wird bei Absage erstattet) müssen klar dastehen.
- Hotel- und Pensionsbuchung: Der Gast zahlt einen Teil bei der Buchung, den Rest bei der Anreise.
- Kurs- und Workshop-Anmeldung: Mit der Zahlung bei der Anmeldung steht Ihre Teilnehmerliste.
- Beratung und Veranstaltungen: Sitzungen oder Tickets lassen sich direkt verkaufen.
In jedem Fall sollte der Kunde erfahren, welcher Betrag warum berechnet wird, was bei einer Absage passiert und was er danach erhält, etwa eine Bestätigungsmail oder einen Beleg.
Bezahlung ohne komplette Kartenlösung
Nicht jeder Betrieb braucht ein vollständiges Kartensystem. Alternativen:
| Methode | So funktioniert es | Geeignet für |
|---|---|---|
| Überweisung | Der Kunde überweist auf Ihr Konto, Sie prüfen den Eingang | Wenige, höherwertige Aufträge |
| Zahlungslink | Ein Anbieter erstellt einen Link, Sie schicken ihn dem Kunden | Bestellungen per Telefon oder Nachricht |
| Nachnahme | Bezahlung bei Übergabe der Ware | Lokale Verkäufe, vorsichtige Käufer |
| Kartenterminal vor Ort | Der Kunde zahlt bei Ihnen im Geschäft | Seiten, die nur als Visitenkarte dienen |
Überweisung und Link sind für den Anfang praktisch. Der Nachteil: Sie verfolgen jede Zahlung von Hand. Wächst die Zahl der Bestellungen, ist eine automatische Zahlung bequemer.
Sicherheit: Wodurch Kunden Vertrauen fassen
- Ihre Seite sollte über eine gesicherte Verbindung laufen (ein Schloss im Browser).
- Die Zahlungsseite sollte zu einem bekannten System gehören, Kartendaten werden nicht offen auf Ihren eigenen Seiten eingegeben.
- Nach der Zahlung erhält der Kunde eine Bestätigungsmail.
- Kontakt, Rückgabe und Firmenangaben müssen sichtbar sein.
- Die Seite sollte aktuell und gepflegt sein. Niemand gibt gern Kartendaten auf einer vernachlässigten Seite ein.
Speichern Sie Kartendaten nie in E-Mails, Nachrichten oder Ihrem eigenen Notizbuch.
Häufige Fragen
Was muss ich tun, um auf meiner Seite Zahlungen anzunehmen?
Zuerst beantragen Sie die Zahlung bei Ihrer Bank oder einem Zahlungsdienstleister. Auf der Seite wird die Zahlungsseite an dieses System angebunden. Das erledigt die Person, die Ihre Website baut.
Wie hoch ist die Provision?
Eine feste Antwort habe ich nicht. Sie hängt von Anbieter, Branche und Zahlungsart ab. Holen Sie schriftliche Angebote ein und vergleichen Sie die Bedingungen.
Brauche ich eine Firma, um Zahlungen anzunehmen?
Das hängt von Ihrer Betriebsform und Ihrem Angebot ab. Eine verbindliche Antwort gibt Ihr Steuerberater.
Werden die Kartendaten meiner Kunden auf meiner Seite gespeichert?
Nicht in einem ordentlich eingerichteten System. Die Kartendaten gehen ins sichere Zahlungssystem, bei Ihnen erscheint nur das Ergebnis des Vorgangs.
Fazit
Richtig eingerichtet erleichtert die Online-Zahlung Ihre Arbeit und macht es dem Kunden einfach. Entscheiden Sie zuerst, welche Art von Zahlung Sie annehmen wollen, dann, welcher Weg zu Ihrem Betrieb passt. Unterlagen und Steuern überlassen Sie Ihrem Steuerberater, die Bedingungen einer Juristin oder einem Juristen. Wenn Sie die Zahlungsseite und den Termin- oder Bestellablauf auf Ihrer Website gemeinsam planen möchten, erreichen Sie mich über meine Seite zum Thema Website erstellen.