En kund skriver "auktoriserad översättning engelska" i mobilen en kväll. I morgon bitti måste hen lämna in ett betyg och ett födelsebevis till en myndighet. Tre byråer dyker upp. På en hemsida framgår det inte vilka språk byrån arbetar med. På en annan står det inte hur du skickar ett dokument. Den tredje är knappt mer än ett telefonnummer. Kunden väljer den som är tydligast.
Du har troligen gjort ett bra jobb i många år, men hemsidan visar det kanske inte. I den här texten går jag igenom vad en hemsida för översättningsbyrå bör säga tydligt, vad som skapar förtroende och vad du ska be om av den som bygger sidan. Juridiska detaljer tar jag inte upp här. För dem vänder du dig till din branschorganisation och till berörda myndigheter.
Vad letar en besökare efter först?
Den som beställer en översättning har oftast bråttom. Hen vet att ett dokument ska översättas och ungefär vem som ska få det, men inte hur det går till. Under de första tio sekunderna vill besökaren därför ha svar på tre frågor:
- Arbetar ni med mitt språk och min sorts dokument?
- Hur skickar jag dokumentet, och när får jag tillbaka det?
- Är det tryggt att lämna mitt dokument till den här byrån?
Högst upp på startsidan ska det inte stå en luddig mening som "professionella språklösningar". Skriv något konkret, till exempel: "Översättning av dokument och texter mellan svenska, engelska, arabiska och tyska, även auktoriserad." När besökaren ser sitt eget språk där stannar hen kvar.
Skriv tydligt vilka språk och områden du täcker
Hemsidor för översättningsbyråer gör ofta ett av två misstag. Antingen saknas språklistan helt, eller så räknas hundratals språk upp och trovärdigheten försvinner. Det fungerar bättre att nämna de språk du verkligen arbetar med och vara ärlig om dem du inte täcker.
Det finns två vinklar: språk och ämnesområde. Beskriv språkparet (till exempel svenska till engelska och tillbaka) tillsammans med området (juridik, medicin, teknik, akademiskt, marknadsföring). En egen sida för varje viktigt språkpar matchar dig mot det kunderna skriver i sökfältet. Den som söker "översättning arabiska" hamnar direkt på en sida som är gjord för hen, i stället för att försvinna på en enda sida med rubriken "Språk".
En liten tabell håller ordning:
| Språkpar | Områden jag arbetar med | Auktoriserad översättning |
|---|---|---|
| Svenska och engelska | Juridik, medicin, akademiskt, allmänt | Ja |
| Svenska och tyska | Teknik, affärer, officiella handlingar | Ja |
| Övriga språk | På förfrågan | Beror på fallet |
Fyll i tabellen utifrån din verkliga situation. Den som skriver upp sådant hen inte kan leverera får bara klagomål längre fram.
Förklara auktoriserad översättning med enkla ord
De flesta kunder känner inte till skillnaden mellan auktoriserad och vanlig översättning, eller vad en bestyrkt kopia innebär. De behöver inte heller göra det. Men din hemsida bör förklara det i några lugna meningar: vilka handlingar som oftast kräver det, vad som behövs för att få det gjort och om du behöver originalet eller om en kopia räcker.
Det finns en gräns. Vilken myndighet som begär vilket dokument, och i vilken form, kan ändras. En bestämd formulering på din sida kan vara fel nästa år. Ett ärligare och bättre sätt är att skriva: "Fråga den som begärt dokumentet vad de kräver. Skicka det till mig, så reder vi ut tillsammans vilken sorts översättning som behövs." Bindande besked får du från den mottagande myndigheten och från en jurist.
Gör det enkelt att skicka dokument och få en offert
Här tappar byråer flest kunder. Den som vill få ett dokument översatt vill inte jaga någon i telefon för att få en offert. Många vill helt enkelt fotografera dokumentet och skicka det direkt.
Ett bra offertformulär frågar efter det här och inget mer:
- Från vilket språk till vilket språk?
- Vilken sorts dokument är det (betyg, avtal, rapport, broschyr)?
- Behövs en auktoriserad översättning?
- Till när behövs den?
- Ett fält där du kan ladda upp ett foto eller en fil av dokumentet.
Sidantal och ordantal räknar du ut själv när du ser dokumentet. Varje extra fält får fler att ge upp halvvägs. Sätt telefonnummer och en länk till en chattapp bredvid formuläret, för en del kunder föredrar att skriva ett meddelande. Det viktiga är att formuläret är kort och tydligt.
Sekretess och leveranstid skapar förtroende
Översatta dokument innehåller ofta personuppgifter, sjukjournaler, domstolshandlingar eller affärsavtal. Kunderna undrar vem som får se deras filer. Ett kort och enkelt avsnitt som "Så skyddas dina dokument" hjälper: vem som ser dokumenten, vad som händer med dem efter uppdraget och vilken tystnadsplikt dina översättare har. Reda ut dina juridiska skyldigheter kring personuppgifter med en jurist och skriv texten därefter.
När det gäller leveranstid är det bättre att låta bli att ange siffror och i stället förklara vad som avgör den: sidantal, språkpar, svårighetsgrad och om auktorisering behövs. Det ärligaste svaret på frågan "hur många dagar?" får kunden tillsammans med offerten, när du har sett dokumentet. Erbjuder du en expressleverans ska det stå tydligt.
En flerspråkig hemsida måste vara felfri
På en översättningsbyrås hemsida syns till och med ett enda stavfel. Kunden tänker: om de slarvar på sin egen sida slarvar de i mitt dokument. Finns din sida på flera språk bör texten på varje språk läsas av någon som har språket som modersmål. En maskinöversatt sida är den största ryktesrisken i den här branschen.
Sidorna på andra språk är också vägen till kunder som söker på de språken. Den som bor utomlands och behöver få något ordnat här hör av sig om hen hittar en sida på sitt eget språk. Behandla därför varje språk som en egen sida skriven för sina läsare, inte som en översatt kopia. Visa språkvalet med språkets namn på en synlig plats, inte bara med en flaggikon.
Vanliga frågor
Ska jag skriva priser på hemsidan?
Priset på en översättning beror på språkpar, dokumenttyp och sidantal, så en fast lista blir ofta missvisande. Håll i stället vägen "skicka dokumentet för en offert" tydlig och snabb. Om du visar priser bestämmer du själv. Det viktiga är att det inte blir svårt att få en offert.
Ska jag visa kundnamn eller referenser?
På grund av sekretessen är det oftast olämpligt att nämna kunder. Beskriv i stället vilka branscher du arbetar med och hur din process ser ut. Vill du använda omdömen behöver du skribentens tydliga tillstånd.
Ska min hemsida finnas på andra språk?
Om du arbetar med internationella kunder, ja. Men en halvfärdig, felaktig eller maskinöversatt sida är sämre än ingen alls. Få språk gjorda väl är bättre än många gjorda dåligt.
Sammanfattning
En översättningsbyrås hemsida är byråns första textprov: tydlig, felfri och förtroendeingivande. Skriv ut språk och områden, gör det enkelt att skicka dokument och var ärlig om sekretess och tider. Vill du planera en sådan hemsida för din byrå når du mig via sidan bygga hemsida.