Du har bett tre personer om en offert på en hemsida. Du beskrev samma uppdrag och skickade samma mejl. Det som kommer tillbaka liknar inte varandra alls. Den ena är ett meddelande på två rader, den andra en lång presentation och den tredje bara en enda siffra.
Nu sitter du med papperen och undrar vilken som är rätt. Problemet är att offerterna ofta inte beskriver samma sak. Om du ska jämföra hemsideofferter visar jag här hur du lägger dem sida vid sida.
Varför skiljer sig offerter för samma jobb så mycket?
En hemsida är inte som en stol. Säger du "matbord" tänker alla på något liknande. Säger du "hemsida" kan en person se en enda presentationssida framför sig och en annan en stor företagssajt. De vanligaste skälen till skillnaderna:
- Omfattning: Hur många sidor ska göras? Finns kontaktformulär, karta, bokningsdel? Den ena offerten kan ha med dem medan den andra inte räknat med dem.
- Mall eller specialdesign: En mall placerar dina uppgifter i en färdig layout. En specialdesign ritas från grunden för ditt företag. Båda kan vara rätt, men de är inte samma sak.
- Ingår innehållet: Vem tar fram texter och bilder? Vissa offerter säger "du levererar innehållet", andra skriver texterna åt dig.
- Hur många språk: Bara ett språk eller flera för kunder utomlands? Varje språk innebär verkligt arbete.
- Förberedelse för sökmotorer: Byggs sidan så att den går att hitta på Google, eller bara så att den ser fin ut? Den förberedelsen kallas sökmotoroptimering (SEO). Vissa offerter tar med den, andra nämner den aldrig.
- Stöd efter lansering: Vad händer om något går sönder eller du vill ändra en mening nästa månad?
Skillnaden mellan två offerter är alltså ofta inte "en är dyr, en är billig" utan "en innehåller mer".
Vad en bra offert ska ange skriftligt
Muntliga löften glöms bort. En bra offert skriver ner det ni pratat om. Du bör hitta allt detta:
- Omfattning: Vilka sidor och funktioner ingår, och vad ingår uttryckligen inte?
- Tidsplan: När börjar arbetet, när levereras varje etapp och vad ska du bidra med till vilket datum?
- Revideringar: Hur många omgångar ändringar får du begära? Se upp för vaga ord som "obegränsat" eller "rimligt".
- Domän och webbhotell i vems namn: Domänen är din hemsidas adress. Webbhotellet är platsen där sidans filer ligger. Båda bör vara registrerade i ditt namn. Annars kan det bli svårt att byta senare.
- Vad du får vid leverans: Inloggning till administrationsdelen, åtkomst till domän och webbhotell, bildfiler och eventuella källfiler.
- Vad du betalar kommande år: Finns återkommande kostnader som domänförnyelse, webbhotell, underhåll eller licenser? Vad täcker de och hur ofta förfaller de?
- Stöd efter lansering: Hur länge och på vilket sätt hanteras fel och små ändringar?
Saknas något av detta ska du inte anta ont uppsåt. Oftast har ingen tänkt på det. Men det som inte står skrivet blir en tvistefråga senare. Fråga om det som saknas och be om svaret skriftligt.
En jämförelsetabell för att lägga offerterna sida vid sida
Det enklaste sättet att göra offerter jämförbara är att låta varje offert svara på samma frågor. Kopiera tabellen till ett papper eller ett kalkylark och fyll i den för varje offert. Om offerten inte säger något, skriv "anges inte".
| Fråga | Offert A | Offert B | Offert C |
|---|---|---|---|
| Hur många sidor och vilka funktioner? | |||
| Mall eller specialdesign? | |||
| Ingår texter och bilder? | |||
| Hur många språk? | |||
| Ingår förberedelse för sökmotorer? | |||
| Ingår bra visning i mobilen? | |||
| Leveransdatum och etapper | |||
| Hur många revideringar? | |||
| Domän och webbhotell i vems namn? | |||
| Vilka filer och åtkomster vid leverans? | |||
| Vad betalas kommande år? | |||
| Hur fungerar stödet efter lansering? |
När du fyllt i den märker du att vissa rader är fulla för en offert och tomma för en annan. De tomma raderna är frågorna du ännu behöver ställa.
Risken med att bara titta på totalsumman
Att sortera offerterna och välja den lägsta är en naturlig reflex. Men en totalsumma säger ingenting om vad som ingår. Tänk dig att en målare säger "jag målar rummet". En annan säger "jag förbereder väggarna, målar två gånger, täcker möblerna och städar efteråt". De två siffrorna går inte att lägga på samma våg.
Med hemsidor är det likadant. En offert som ser låg ut kan ha lämnat utanför innehåll, sökmotorinställningar eller stöd. När du lägger till dem senare ändras summan, och då står du svagare i förhandlingen mitt i projektet. Det omvända händer också: en högre offert kan innehålla sådant du aldrig behöver.
Bestäm därför först med tabellen och sedan med siffran. Jämför beloppen först när luckorna i tabellen är stängda.
Tre saker att fråga innan du bestämmer dig
Tabellen ger dig skriftliga fakta. Beslutet avrundar du genom att prata med personen:
- Kan hen visa ett liknande projekt? Öppna en publicerad sida i mobilen. Laddar den, går den att läsa, är kontaktuppgifterna lätta att hitta?
- Förklarar hen enkelt? Svarar hen med fackspråk eller på vanlig svenska? Så som hen kommunicerar nu kommer hen att göra under projektet.
- Kan hen säga nej? Den som säger ja till allt kan överraska dig senare när det gäller omfattning och tidsplan. Den som säger vad som behövs och inte behövs är oftast mer pålitlig.
Vanliga frågor
Räcker det med tre offerter?
För de flesta företag räcker två eller tre. Fler skapar bara förvirring. Det viktiga är inte antalet offerter utan att alla svarar på samma frågor.
Vad gör jag om något i offerten är oklart?
Fråga via mejl och behåll svaret skriftligt. Om något lovats muntligt, be om att få in det i offerten. Den som undviker att svara gör kanske likadant senare i projektet.
Är en färdig mall ett dåligt val?
Nej. För ett litet eller nytt företag kan en mall vara helt rimlig. Det viktiga är att offerten tydligt anger det och att du väljer det medvetet.
Varför ska domän och webbhotell stå i mitt namn?
För att din adress och dina filer är en del av ditt företag. Står de i någon annans namn har du kanske lite att hålla i när du vill byta eller när något går fel.
Sammanfattning
När du jämför offerter är målet inte att hitta den billigaste eller den dyraste utan att bli tydlig med vad du får för pengarna. Vill du gå igenom dina offerter tillsammans och fylla i tabellen når du mig via sidan om att bygga hemsida.