Tänk dig en patient med tandvärk klockan nio på kvällen, eller en kund som söker frisör en söndag. Båda går in på din hemsida, ser ett telefonnummer och inser att ni har stängt. Kanske glömmer de att ringa dagen efter. Eller så hittar de en ledig tid hos en konkurrent samma kväll.
Samtidigt försöker du ta hand om kunden framför dig och svara i telefon. Kalendern, WhatsApp-meddelandena och missade samtal flyter ihop. Ett onlinebokningssystem är till för att lösa båda problemen på en gång. I den här artikeln förklarar jag vad det är, om du behöver ett och vad du bör fråga den som sätter upp det.
Vad är ett onlinebokningssystem?
Det är en kalender på din hemsida. Besökaren väljer en tjänst, klickar på en av de tider du har lagt ut som lediga och skriver sitt namn och telefonnummer. Både du och kunden får besked automatiskt. Inga samtal, inget fram och tillbaka.
Ett vanligt system innehåller:
- En kalender som visar lediga och upptagna tider utifrån dina arbetstider
- Val av tjänst eller person (till exempel "tandrengöring" eller "tid hos Dr Svensson")
- Ett bekräftelsemeddelande och en påminnelse före besöket
- En översikt där du ser alla bokningar på ett ställe
Systemet ligger inne på din sida, så kunden bokar utan att skickas till en annan webbplats.
Vad ger det din verksamhet?
Fördelarna varierar mellan branscher, men det här ser jag oftast:
- Förfrågningar utanför öppettiderna går inte förlorade. Kunden bokar när det passar.
- Färre telefonsamtal. Samtal av typen "har ni tid i morgon?" flyttar till systemet och ditt team kan ägna sig åt själva jobbet.
- Färre glömda bokningar. Den som får en påminnelse kommer lättare ihåg. Jag lovar ingen siffra, men de flesta verksamheter märker att färre tider står tomma.
- Inga dubbelbokningar. Två personer får aldrig samma tid.
- Ett professionellt intryck. Den som kan boka med två klick ser en välorganiserad verksamhet.
Behöver du det verkligen? Fråga dig själv
Alla verksamheter behöver inte ett bokningssystem. Titta på de här frågorna:
- Är större delen av dina intäkter beroende av bokade tider (klinik, salong, advokatbyrå, verkstad)?
- Handlar många samtal bara om att "boka en tid"?
- Kommer förfrågningar utanför öppettiderna som blir obesvarade?
- Går kunderna oftast in på din sida med mobilen?
Om du svarar ja på de två första lönar sig ett system sannolikt. Om varje uppdrag offereras för sig och avgörs i ett samtal (ett skräddarsytt byggprojekt, till exempel) passar ett enkelt kontaktformulär eller en WhatsApp-knapp ofta bättre.
Vilken lösning ska du välja?
Det finns tre vanliga sätt att lägga in bokning på en hemsida:
| Väg | Vad det innebär | Passar |
|---|---|---|
| Färdigt tillägg | En färdig bokningsdel som läggs in på sidan | De flesta små och medelstora verksamheter |
| Skräddarsytt | Ett system byggt från grunden efter dina regler | Verksamheter med flera enheter eller komplexa regler |
| Extern plattform | En länk till en separat bokningssida | Den som vill komma igång snabbt |
Den externa plattformen är snabbast, men kunden lämnar din sida och kommer längre från ditt varumärke. Ett färdigt tillägg är oftast det balanserade valet.
Vad du kontrollerar och vad experten gör
Vad du kan kontrollera själv
Innan du pratar med en expert kan du prova detta:
- Testa i mobilen. Gå in på din egen sida och försök boka. Hur många tryck krävs? Mer än fem steg är för långt.
- Hur mycket frågar du efter? Namn, telefon, tjänst och tid räcker oftast. Varje onödig fråga ökar risken att kunden ger upp.
- Kommer bekräftelsen fram? Boka en testtid åt dig själv. Når både bekräftelse och påminnelse dig?
- Hastighet. Skriv in din adress i Googles gratisverktyg PageSpeed Insights. Om sidan blev märkbart långsammare när bokningen lades till, säg det till experten.
Vad experten gör
Den som sätter upp systemet väljer en lösning som passar din sida, placerar bokningsdelen i linje med din design, lägger in tjänster och arbetstider, ställer in meddelandena och testar allt i mobil och dator. En enkel installation tar oftast från några dagar till några veckor beroende på omfattning. Be om en skriftlig tidsplan.
Vad du bör fråga den som gör jobbet
- Gör bokningsdelen min sida långsammare? Hur mäter ni det?
- Var lagras kunddata, och vad görs för att följa dataskyddsreglerna (GDPR)? För säkra juridiska besked rekommenderar jag att du även frågar en jurist.
- Finns det en löpande månads- eller årsavgift, och vad ingår?
- Får jag ut mina kundregister om jag lämnar systemet?
- Hur hamnar bokningar via telefon och WhatsApp i samma kalender?
- Får mitt team en kort genomgång efter installationen?
Vanliga misstag
Det vanligaste är att systemet sätts upp men aldrig förklaras för teamet. Det andra är att kalendern inte hålls aktuell; en upptagen tid som ser ledig ut irriterar kunderna. Det tredje är att stänga av telefonen helt. Vissa kunder föredrar att ringa, så båda vägarna bör landa i samma kalender.
Vanliga frågor
Är ett onlinebokningssystem dyrt?
Det beror på vilken väg du väljer. Färdiga lösningar går oftast på löpande abonnemang, skräddarsytt kräver en högre startkostnad. Beskriv ditt behov och be om en skriftlig offert.
Passar min nuvarande hemsida?
De flesta sidor gör det. Hur bokningen läggs in beror på hur din sida är byggd, och en expert kan titta på den och säga vilken metod som fungerar.
Är mina kunders uppgifter säkra?
Seriösa leverantörer lagrar data på skyddade servrar. Fråga ändå den som gör jobbet var datan ligger och om den säkerhetskopieras.
Jag har en liten verksamhet. Behöver jag det?
Om bokningar är kärnan i ditt arbete, ja, och tidsvinsten betyder ännu mer för små team. Är bokningar ett sällsynt undantag räcker kanske ett enkelt kontaktformulär.
Sammanfattning
Ett onlinebokningssystem är ingen dekoration utan ett arbetsverktyg som avlastar telefonen och kalendern. Kontrollera först om din verksamhet verkligen behöver det och be sedan om en enkel och snabb lösning. Vill du prata om bokning på din hemsida kan du läsa mer om min tjänst bygga hemsida.