Hat Ihre Seite ein Kontaktformular, ein Terminformular oder ein Feld „Wir rufen Sie zurück“, erfassen Sie jeden Tag Namen und Telefonnummern fremder Menschen. Ob Zahnarzt, Anwältin, Hotelier oder Handwerker, spielt keine Rolle. Die meisten Unternehmer denken: „Der Kunde tippt das ja freiwillig ein“, und nehmen an, damit sei die Sache erledigt.
Genau darum geht es aber beim Datenschutz: Sie müssen dem Besucher klar sagen, warum Sie Angaben erheben, wo Sie sie speichern und ob Sie sie weitergeben. In diesem Beitrag erkläre ich in einfachen Worten, welche Texte Ihre Website braucht, wie Sie Ihre Seite prüfen und was Sie Ihren Dienstleister fragen sollten. Für rechtliche Einzelheiten müssen Sie eine Juristin oder einen Juristen fragen; ich kann nur die Website-Seite beleuchten.
Was sind personenbezogene Daten, und wo erfasst Ihre Seite sie?
Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die eine Person identifizieren: Name, Telefon, E-Mail, Adresse. Angaben etwa zur Gesundheit sind besonders sensibel und verlangen noch mehr Sorgfalt.
Ihre Seite kann solche Daten erfassen über:
- Kontakt- und Terminformulare
- Ein Feld zur Newsletter-Anmeldung
- Bestell- oder Reservierungsschritte
- Eine WhatsApp- oder Live-Chat-Schaltfläche
- Messwerkzeuge und Werbe-Tracking (über Cookies)
Nutzen Sie eines davon, betrifft Sie das Thema. Ein kleiner Betrieb zu sein nimmt Sie nicht automatisch aus.
Welche Texte sollte Ihre Website haben?
In der EU gilt dafür die DSGVO. Auf Ihrer Seite erwartet man normalerweise diese Texte:
| Text | Wozu er dient |
|---|---|
| Datenschutzerklärung | Beschreibt allgemein, welche Daten die Seite erhebt und warum |
| Information zur Datenerhebung | Sagt der Person, die ein Formular ausfüllt, warum und wie ihre Daten verwendet werden |
| Cookie-Information | Erklärt, welche Cookies genutzt werden und welche Wahl Besucher haben |
| Kontaktangaben | Zeigen, wie man Sie zu seinen Daten erreicht |
Wichtig ist, dass die Texte zu dem passen, was Sie tatsächlich tun. Steht auf Ihrer Seite etwas anderes als das, was im Hintergrund geschieht, schützt Sie der Text nicht.
Warum sollten Sie sich damit befassen?
Es gibt drei konkrete Gründe:
- Vertrauen: Für einen Betrieb in einem sensiblen Bereich wie Gesundheit beruhigt ein klarer Text darüber, wie Angaben geschützt werden, die Besucher.
- Rechtliches Risiko: Fehlende oder nicht zutreffende Texte erhöhen das Risiko von Beschwerden und Sanktionen. Für genaue Auskünfte und mögliche Folgen fragen Sie eine Juristin oder einen Juristen.
- Professioneller Eindruck: Eine Seite ohne Link zu einem Datenschutztext neben ihren Formularen wirkt nachlässig.
Was Sie selbst prüfen können
Betrachten Sie Ihre Seite mit den Augen eines Besuchers:
- Gibt es ganz unten Links zu „Datenschutzerklärung“ und zur Information über die Datenerhebung, und öffnen sie sich beim Klicken?
- Gibt es in der Nähe des Kontakt- oder Terminformulars einen Link dorthin oder einen kurzen Hinweissatz?
- Fragt das Formular mehr ab als nötig? Nur das Notwendige (Name, Telefon, Anliegen) abzufragen ist einfacher und sicherer.
- Enthält der Text Ihren Firmennamen, Ihre Kontaktdaten und korrekte Angaben, oder wirkt er von einer anderen Firma kopiert?
- In wessen Postfach landen die Formulareingänge? Das müssen Sie wissen.
Was der Fachmann übernehmen sollte
Die Person, die Ihre Seite erstellt, sollte:
- Den Link zur Datenerhebungs-Information und, wo nötig, ein Einwilligungsfeld in Ihre Formulare einbauen.
- Dafür sorgen, dass Formulardaten über eine gesicherte Verbindung übertragen werden (das Schloss-Symbol in der Adresszeile).
- Gemeinsam mit Ihnen auflisten, wohin die Daten gehen: in welche Postfächer und Systeme.
- Den Cookie-Hinweis einrichten und sicherstellen, dass Messwerkzeuge vor der Einwilligung nicht laufen.
- Die Texte sinnvoll platzieren (Fußzeile, neben Formularen).
Den rechtlichen Inhalt der Texte sollte eine Anwältin oder eine Fachperson für Datenschutz erstellen; ein Webdesigner ersetzt das nicht.
Fragen an Ihren Dienstleister
- Welche Formulare hat meine Seite, und wohin gehen deren Angaben?
- Arbeiten die Formulare über eine gesicherte Verbindung?
- Sind Datenschutzerklärung und Informationstext vom Formular und aus der Fußzeile erreichbar?
- Welche Daten erfassen die Mess- und Werbewerkzeuge auf der Seite?
- Wenn ein Besucher die Löschung seiner Daten verlangt, wie setzen wir das um?
- Wer aktualisiert die Texte, wenn ein neues Formular oder Werkzeug hinzukommt?
Wie lange dauert es, und was sollten Sie tun?
Formulare und Werkzeuge Ihrer Seite aufzulisten ist meist eine Arbeit von wenigen Stunden. Die Erstellung der Texte hängt von rechtlicher Unterstützung ab und kann länger dauern. Prüfen Sie zuerst den Bestand, notieren Sie Lücken und beginnen Sie mit dem Formular, das die meisten Daten erfasst. Ist alles eingerichtet, braucht es bei jeder Neuerung auf der Seite ein Update; sprechen Sie das am besten gleich zu Beginn mit dem Dienstleister ab.
Häufige Fragen
Ich habe nur ein Kontaktformular. Brauche ich trotzdem einen Text?
Erfassen Sie über das Formular Angaben wie Name und Telefonnummer, ja, dann müssen Sie informieren. Wie ausführlich das sein muss, hängt von Ihrem Betrieb ab; für genaue Auskünfte fragen Sie eine Juristin oder einen Juristen.
Kann ich den Datenschutztext einer anderen Seite kopieren?
Ich rate davon ab. Jeder Betrieb erhebt andere Daten und nutzt andere Werkzeuge. Ein kopierter Text bildet Ihre tatsächliche Lage nicht ab und schützt Sie nicht.
Sind Datenschutzerklärung und Informationstext dasselbe?
Nicht ganz. Die Datenschutzerklärung beschreibt den allgemeinen Umgang der Seite; die Information zur Datenerhebung erhält die Person genau in dem Moment, in dem ihre Daten erfasst werden. Oft stehen beide zusammen.
Ist es anders, wenn ich sensible Angaben wie Gesundheitsdaten erfasse?
Ja, Sie müssen sorgfältiger sein. Brauchen Sie keine Gesundheitsangaben im Formular, fragen Sie sie nicht ab; brauchen Sie sie, arbeiten Sie unbedingt mit einer Juristin oder einem Juristen.
Ein Datenschutztext ist keine Dekoration, sondern Ihre Art, Besuchern zu sagen, wie Sie deren Angaben schützen. Wenn Sie Ihre Website von Anfang an mit Formularen, Texten und Sicherheitseinstellungen richtig aufsetzen möchten, schauen Sie sich meine Leistung Website erstellen an.