Freelance SEO-Berater remote: So läuft die Zusammenarbeit ab

Sie führen ein Unternehmen in Hamburg, Stuttgart oder Wien, und der SEO-Berater, der Ihnen zusagt, arbeitet in Istanbul. Die erste Frage liegt auf der Hand: „Wie soll das funktionieren, wenn wir uns nie gegenübersitzen und er meinen Markt nicht kennt?“ Das ist berechtigt, denn bei SEO hängt das Ergebnis stark von Vertrauen und Absprachen ab.

Ich arbeite als unabhängiger freelance SEO-Berater von Istanbul aus, und die meisten meiner Kunden habe ich nie persönlich getroffen. In diesem Artikel zeige ich, wie die Zusammenarbeit auf Distanz vom Erstgespräch bis zum Monatsbericht abläuft, wie sich fehlendes Ortswissen ausgleichen lässt und warum Remote-Arbeit bei internationalen oder mehrsprachigen Märkten sogar ein Vorteil sein kann.

SEO findet ohnehin am Bildschirm statt

Fast alles bei SEO passiert digital: Ihre Website prüfen, herausfinden, wonach Ihre Kunden bei Google suchen, Seiten anpassen, Inhalte planen, Ergebnisse beobachten. Dafür muss niemand in Ihrem Büro sitzen. Ein persönliches Treffen hilft eigentlich nur beim ersten Kennenlernen, wenn Sie Ihr Geschäft ausführlich erklären. Das klappt per Videocall problemlos.

So läuft der Prozess Schritt für Schritt ab

In meiner Arbeit sieht die Reihenfolge meistens so aus:

1. Kostenloses Erstgespräch. Per Telefon oder Video sprechen wir über Ihr Unternehmen, Ihre Kunden, Ihre Ziele und den Stand Ihrer Website. Ich sage Ihnen ehrlich, was realistisch ist. Ergebnisse bei SEO lassen sich nicht garantieren, aber ich kann klar benennen, was sinnvoll ist.
2. Schriftliche Zusammenfassung und Angebot. Das Besprochene wird festgehalten, damit Umfang, Arbeitsweise und Laufzeit für beide Seiten klar sind.
3. Zugänge. Damit ich Ihre Seite richtig analysieren kann, brauche ich Zugriff auf einige Werkzeuge (dazu gleich mehr).
4. Analyse und Plan. Ich prüfe die Website, Ihre Wettbewerber und das Suchverhalten Ihrer Kunden und erstelle eine priorisierte Roadmap.
5. Umsetzung. Seitenanpassungen, Inhaltsvorschläge und technische Korrekturen erfolgen in der Reihenfolge des Plans.
6. Regelmäßiger Bericht und Gespräch. Ich teile Ihnen in einfacher Sprache mit, was getan wurde und was sich verändert hat.

Worüber sprechen wir im Erstgespräch?

Das Erstgespräch ist kein Verkaufsgespräch, sondern ein Kennenlernen. Es dauert meist weniger als eine halbe Stunde, legt aber das Fundament für alles Weitere.

• Womit verdienen Sie Ihr Geld? Welche Leistung oder welches Produkt bringt Ihnen am meisten, und was möchten Sie ausbauen?
• Wer ist Ihr Kunde, und wo sitzt er? Suchen Sie Kunden vor Ort, in ganz Deutschland oder im Ausland?
• Wo stehen Sie heute? Wurde schon einmal SEO oder Werbung gemacht, und wer betreut Ihre Website?
• Was möchten Sie wissen? Alles, was Sie neugierig macht, misstrauisch stimmt oder womit Sie schlechte Erfahrungen gemacht haben.

Am Ende ist es meine Aufgabe, Ihnen ehrlich zu sagen, ob das Ganze für Sie Sinn ergibt. Manchmal lautet die Antwort „jetzt noch nicht“ oder „erst die Lücke auf der Website schließen“. Auch das gehört zur Arbeit.

Wie sehen die ersten 30 Tage aus?

Neue Kunden fragen auf Distanz meist, was im ersten Monat passiert und was von ihnen erwartet wird. Ein klares Bild nimmt die Unsicherheit gleich zu Beginn. Der folgende Ablauf ist typisch, und ich passe ihn an Ihr Unternehmen an.

Woche eins: Kennenlernen und Zugänge

Nach dem Gespräch richten wir die Zugänge ein, und ich sammle den aktuellen Stand Ihrer Website. Von Ihnen brauche ich meist eine Stunde Gespräch und ein paar Klicks für die Freigaben. Auf der Website ändere ich in dieser Phase noch nichts; zuerst will ich verstehen, warum es so ist, wie es ist.

Woche zwei und drei: Analyse

Ich schaue mir den technischen Zustand der Seite an, was Ihre Seiten tatsächlich aussagen, was Ihre Wettbewerber besser machen und mit welchen Wörtern Ihre Kunden suchen. Am Ende erhalten Sie eine verständliche Zusammenfassung der Befunde, formuliert in Sätzen wie: „Diese Seite taucht aus diesem Grund nicht auf; wenn wir das ändern, kann sich etwas bewegen.“

Woche vier: Plan und erste Korrekturen

Ich bringe die Befunde in eine Reihenfolge und halte fest, welche Aufgaben bei Ihnen liegen und welche bei mir. Danach starten wir mit ein paar Korrekturen, die voraussichtlich am schnellsten etwas bewirken. Nach dem ersten Monat haben Sie also einen Plan und erste konkrete Schritte. Wie lange es danach dauert, bis sich das in der Suche zeigt, ist eine andere Frage, denn SEO baut sich langsam auf.

Zugänge: Ihr Passwort müssen Sie nicht herausgeben

Beim Thema Zugang sind viele Unternehmer verständlicherweise vorsichtig. Bei einem sauberen Vorgehen werden keine Passwörter weitergegeben:

• In der Google Search Console und in Google Analytics fügen Sie meine E-Mail-Adresse als Nutzer hinzu. Sie können den Zugriff jederzeit wieder entfernen.
• Wenn Änderungen an der Website nötig sind, richten Sie entweder ein eingeschränktes Benutzerkonto ein, oder ich gebe die Änderungen an Ihre Webbetreuung weiter.
• Beim Google-Unternehmensprofil laden Sie mich als Manager ein. Inhaber des Kontos bleiben Sie.

Alle Konten gehören durchgehend Ihnen. Wenn wir nicht mehr zusammenarbeiten, entziehen Sie die Rechte, und es bleibt keine Abhängigkeit zurück.

Gesprächsrhythmus und Monatsbericht

Unklarheit ist der größte Feind der Remote-Zusammenarbeit, deshalb lege ich den Rhythmus gleich zu Beginn fest. Mit den meisten Kunden gibt es einmal im Monat ein Video- oder Telefongespräch, kleinere Fragen beantworte ich dazwischen schriftlich. Für Rückfragen, Freigaben oder eine kurze Einschätzung zu einer Seite braucht es keinen Termin.

Der Monatsbericht soll Sie nicht mit Zahlen erschlagen, sondern drei Fragen beantworten:

• Was wurde diesen Monat getan?
• Was hat sich verändert (Sichtbarkeit, Besucher, Anrufe oder Anfragen)?
• Was steht im nächsten Monat an, und was brauche ich von Ihnen?

Der Bericht muss auch für jemanden lesbar sein, der von SEO nichts versteht. Wenn Sie einen Begriff nicht kennen, ist das mein Versäumnis, nicht Ihres.

Wie sieht der Bericht in der Praxis aus?

Der Bericht besteht meist aus einer ein- bis zweiseitigen schriftlichen Zusammenfassung und, falls hilfreich, ein paar einfachen Grafiken. Jede erledigte Aufgabe wird aufgeführt, mit einem kurzen Hinweis, warum sie gemacht wurde. Danach folgt, was sich gegenüber dem Vormonat verändert hat. Läuft etwas nicht gut, wird es nicht verschwiegen.

Vorsicht ist bei einem Bericht geboten, der „alles bestens“ sagt, ohne zu zeigen, was getan wurde. Ein guter Bericht benennt auch negative oder unklare Ergebnisse offen. Die Aufgaben für den nächsten Monat lege ich Ihnen zur Freigabe vor; die Richtung ändert sich also nie ohne Ihr Wissen.

Was ich von Ihnen brauche

Ich verlange nicht viel Zeit von Ihnen, aber ein paar Dinge zählen: die Zugänge in der ersten Woche einrichten, auf meine Fragen in angemessener Zeit antworten und klar sagen, ob Sie einen Änderungsvorschlag freigeben. Eine Aufgabe, die zwei Wochen auf eine Antwort wartet, kostet bei SEO am meisten Zeit. Oft reichen zwei Sätze per Nachricht. Sagen Sie mir auch Bescheid, wenn sich in Ihrem Unternehmen etwas ändert, etwa ein neues Angebot, ein geschlossener Standort oder eine neue Aktion, damit die Website aktuell bleibt.

Wie fehlendes Ortswissen ausgeglichen wird

„Jemand, der weit weg sitzt, kennt meine Stadt, meine Region und meine Kunden nicht“ ist eine echte Sorge. So gehe ich damit um:

• Sie sind der Experte für Ihre Branche und Region, ich für die Suche. Im Erstgespräch höre ich zu, wer Ihre Kunden sind, wie sie sprechen und was sie fragen.
• Suchdaten zeigen die lokale Realität. Was Menschen in Ihrer Region tatsächlich eintippen, sehe ich in Suchdaten und Suchergebnissen, bis hin zu Stadtteilnamen und regionalen Ausdrücken.
• Kundenfragen hole ich bei Ihnen ab. Die Fragen, die Sie am Telefon und per Nachricht hören, sind die beste Quelle für Inhalte. Wenn Sie sie teilen, kommt das Ortswissen direkt bei mir an.
• Ich analysiere Ihren Markt von außen. Was Ihre lokalen Wettbewerber wie darstellen, sagt mir viel über den Markt, in dem Sie sich bewegen.

Drei Beispiele aus der Praxis

Ich zeige an drei unterschiedlichen Unternehmen, wie Remote-Arbeit in der Praxis aussieht. Es sind typische Beispiele; Namen und Zahlen lasse ich bewusst weg.

Eine Steuerkanzlei in einer anderen Stadt

Die Inhaberin einer kleinen Steuerkanzlei in Hamburg kam zu mir mit dem Hinweis, die Website gebe es zwar, aber es riefen kaum neue Mandanten an. Im Erstgespräch habe ich zugehört, wen die Kanzlei betreut, welche Fragen Mandanten am häufigsten stellen und was die Wettbewerber hervorheben. Dann habe ich mir Website und Suchanfragen angesehen. Die Kanzlei beschrieb sich unter einem breiten Begriff wie „Steuerberatung“, während Menschen nach viel konkreteren Dingen suchten, etwa nach einer Unternehmensgründung, einer Steuerfrage oder einem Wechsel des Steuerberaters.

Gemeinsam haben wir die Leistungsseiten an diesen konkreten Anliegen ausgerichtet, die Fragen, die die Inhaberin am Telefon am häufigsten hört, auf die Seiten gebracht und das Google-Unternehmensprofil aktualisiert. Weil das Berufsrecht Werbung und Außendarstellung von Steuerberatern einschränken kann, ging jede Formulierung durch die Freigabe der Inhaberin, und ich habe empfohlen, die eigenen berufsrechtlichen Vorgaben zu prüfen. Nach einigen Monaten tauchten die Seiten in der Suche auf, und die eingehenden Nachrichten waren klarere Anfragen. Wie schnell das geht, hängt vom Wettbewerb ab, und versprechen kann ich es nicht.

Ein Zulieferer, der ins Ausland liefern will

Das zweite Beispiel ist ein kleiner Metallbaubetrieb bei Stuttgart, der nach Frankreich und Italien liefern wollte. Der Inhaber wusste, dass er eine französische und eine italienische Fassung braucht, war aber unsicher, ob ein Übersetzungsprogramm genügt. Wir haben geschaut, mit welchen Wörtern Einkäufer in den Zielländern nach dem Produkt suchen. Oft unterschieden sie sich von den Begriffen, die der Betrieb selbst benutzt.

Also haben wir für jede Sprache eine eigene Suchbegriff-Recherche gemacht und die Seiten mit den Wörtern dieser Sprache neu geschrieben. Die Arbeit auf Distanz war dabei kein Hindernis; der Zielmarkt war ohnehin weit weg von der Werkstatt. Der Inhaber lieferte Produktwissen und technische Angaben, ich kümmerte mich um die Suche.

Ein Unternehmen, zwei Zielgruppen

Ein dritter typischer Fall ist ein Betrieb, der Kunden in Deutschland und in der Schweiz bedient. Beide Gruppen sprechen Deutsch, suchen aber teils mit anderen Wörtern, anderer Schreibweise (etwa das „ß“, das in der Schweiz nicht vorkommt) und anderen Erwartungen. Zuerst prüfen wir, wer mit welchen Begriffen sucht, und entscheiden dann, ob dieselbe Leistung getrennte Seiten braucht. Die ganze Arbeit läuft am Bildschirm, und Ihre Zielgruppen sitzen ohnehin nicht in Ihrem Büro.

Die drei Beispiele haben gemeinsam: Das Wissen über das Geschäft haben Sie, das Wissen darüber, wie die Suche funktioniert, habe ich. Kommen beide zusammen, verliert die Entfernung an Bedeutung. In keinem Fall ließ sich das Ergebnis vorher wissen; klar wurde nur, was einen Versuch wert war.

Der Vorteil bei internationalen und mehrsprachigen Märkten

Wenn Sie Kunden in einem anderen Land bedienen oder Ihre Seite in mehreren Sprachen betreiben, ist Remote-Arbeit oft ein Vorteil, denn Ihr Zielmarkt sitzt ohnehin nicht dort, wo Sie sitzen. Ich habe Erfahrung mit dem Aufbau von Inhalten und Seitenstruktur in vier Sprachen (Türkisch, Englisch, Deutsch und Schwedisch). Denselben Text einfach zu übersetzen funktioniert selten; man muss mit den echten Begriffen arbeiten, die Menschen in der jeweiligen Sprache eingeben. Welche Sprachen und wie viel Aufwand, klären wir im Erstgespräch.

Was gehört ins Angebot?

Bei Remote-Arbeit ist es der beste Ersatz für ein persönliches Treffen, wenn alles schriftlich festgehalten ist. Beim Lesen des Angebots sollte die Frage „Was genau bekomme ich?“ beantwortet sein.

Umfang und Leistungen

Welche Seiten, welche Sprachen und welche Arten von Arbeit enthalten sind, sollte ausdrücklich dastehen. Statt einer vagen Formulierung wie „SEO wird durchgeführt“ gehören Art und Häufigkeit der Aufgaben ins Angebot. Wird auch genannt, was nicht dazugehört, gibt es später keine Überraschungen.

Laufzeit, Gesprächsrhythmus und Bericht

Das Angebot sollte nennen, wie lange die Arbeit läuft, wie viele Gespräche stattfinden und wann der Bericht kommt. Dazu gehört eine Ausstiegsregel: Sie sollten von Anfang an wissen, wann, wie und mit welcher Frist Sie die Zusammenarbeit beenden können.

Vertraulichkeit und Kontoinhaberschaft

Ihre Kundendaten, Verkaufszahlen und Analysedaten gehören Ihnen. Dass der Zugang über Ihre eigenen Konten erfolgt und nach der Arbeit entzogen wird, sollte ebenfalls schriftlich stehen. Sensible Daten wie Kundenlisten bitte ich Sie nicht zu teilen, wenn die Arbeit sie nicht erfordert.

Wovon hängt der Preis ab?

Konkrete Beträge nenne ich hier nicht, denn kein Unternehmen gleicht dem anderen. Wer aber weiß, was den Preis beeinflusst, kann Angebote besser vergleichen.

• Der Zustand Ihrer Website. Eine saubere Seite und eine mit lange bestehenden Problemen erfordern unterschiedlich viel Aufwand.
• Zahl der Sprachen und Länder. Jede zusätzliche Sprache bedeutet eine eigene Recherche und eigene Inhalte.
• Wettbewerb. Ein Feld mit vielen starken Mitbewerbern verlangt längere und intensivere Arbeit.
• Inhaltsbedarf. Wer neue Seiten und Beiträge schreibt, verändert den Umfang spürbar.
• Häufigkeit von Gesprächen und Berichten. Mehr als ein Termin im Monat kostet mehr Zeit.
• Dauer der Zusammenarbeit. Eine kurze Analyse und eine laufende Betreuung sind verschiedene Modelle.

Gehen wir diese Faktoren durch, kann ich im Erstgespräch einen Rahmen skizzieren, der zu Ihrem Unternehmen passt.

Was Sie selbst tun können und was Sie Fachleuten überlassen sollten

Sie müssen nicht alles an mich abgeben. Einiges selbst zu übernehmen spart Geld und verbessert das Ergebnis, bei anderem schafft ein falscher Schritt Probleme, die sich lange nicht rückgängig machen lassen.

Was Sie selbst tun können

• Die Fragen notieren, die Kunden am Telefon und per Nachricht am häufigsten stellen.
• Fotos sowie Produkt- und Leistungsangaben aktuell halten.
• Auf Bewertungen im Google-Unternehmensprofil kurz und freundlich antworten.
• Prüfen, ob Öffnungszeiten, Adresse und Telefonnummer überall gleich sind.
• Formulierungen freigeben, die Vorschriften oder Berufsregeln Ihrer Branche berühren.

Was Sie Fachleuten überlassen sollten

• Die technische Struktur der Website, Weiterleitungen und Adressänderungen.
• Die Suchbegriff-Recherche und die Entscheidung, welche Seite welche Suche abdeckt.
• Die Schritte bei einem Umzug oder Relaunch, damit keine Sichtbarkeit verloren geht.
• Linkaufbau, bei dem ein falsches Vorgehen eine Abstrafung durch Google nach sich ziehen kann.
• Die korrekte Einrichtung von Messung und Berichten.

Häufige Fehler bei SEO auf Distanz

Die Fehler, die ich über die Jahre gesehen habe, wiederholen sich. Wer sie kennt, erspart sich eine schlechte Erfahrung.

Den Zugang hinauszögern

Ein Projekt ohne Zugang hat im Grunde nicht begonnen. Vergeht die erste Woche, ohne dass Rechte eingerichtet sind, bleibt auch der erste Bericht leer. Die Freigabe dauert wenige Minuten, wird aber oft mit „Ich schau später mal“ vertagt.

Passwörter weitergeben

Manche Unternehmen schicken zur Vereinfachung E-Mail-Adresse und Passwort. Das ist ein Sicherheitsrisiko und unnötig, denn das Hinzufügen eines berechtigten Nutzers erledigt dasselbe sicher. Seien Sie vorsichtig, wenn jemand Ihr Passwort verlangt.

Das Ziel offen lassen

„Ich will bei Google auf Platz eins“ ist kein Ziel. Ein echtes Ziel lautet „mehr Anrufe“, „Anfragen aus dem Ausland“ oder „mehr Terminbuchungen“. Ist das Ziel klar, ist auch die Richtung der Arbeit klar.

Den Bericht nicht lesen

Wird ein Bericht verschickt, aber nie geöffnet, reißt das wichtigste Bindeglied der Zusammenarbeit auf Distanz. Eine halbe Stunde zum Lesen und für Rückfragen genügt. Was Sie nicht verstehen, zu erklären ist Aufgabe dessen, der den Bericht schreibt.

Schnelle Ergebnisse erwarten

Nach drei Wochen ohne Ergebnis abzubrechen, ist einer der häufigsten Fehler. SEO baut sich langsam auf, deshalb gehört ein realistischer Zeitplan von Anfang an auf den Tisch.

Worauf Sie bei der Wahl eines Remote-SEO-Beraters achten sollten

Wenn Sie jemanden nicht persönlich einschätzen können, zählen konkrete Kriterien mehr. Diese Fragen eignen sich als Grundlage für Ihr Gespräch.

Die Antworten schriftlich zu bekommen, hilft zusätzlich. Eine klar formulierte Arbeitsweise beugt späteren Missverständnissen vor. Es ist auch völlig normal, mit früheren Kunden sprechen oder eine Arbeitsprobe sehen zu wollen; ein guter Berater hat damit kein Problem. Übertriebene Versprechen wie „Ich bringe Sie auf Seite eins“ und Antworten, die dem Prozess ausweichen, sind Warnzeichen.

Die Grenzen der Zusammenarbeit auf Distanz

Ehrlich gesagt gibt es Situationen, in denen ein persönliches Treffen Mehrwert bringt, etwa bei Entscheidungen, die vom Eindruck eines Ladens oder einer Praxis abhängen, oder bei einem langen Workshop mit Ihrem ganzen Team. Das kommt selten vor, und die meisten SEO-Projekte lösen auch das per Video.

Häufige Fragen

Ist es sicher, ohne persönliches Treffen zu beauftragen?

Bei mir sprechen wir zuerst, der Umfang wird schriftlich festgehalten, und die Zugänge laufen über Ihre eigenen Konten. Erst sprechen, dann entscheiden ist der gesündeste Weg.

Stört die Zeitverschiebung?

Zwischen der Türkei und Mitteleuropa ist der Unterschied klein. Bei weiter entfernten Zeitzonen legen wir Termine auf eine Uhrzeit, die für beide passt.

Wann sehe ich Ergebnisse?

SEO braucht Zeit, und Ergebnisse lassen sich nicht garantieren. Es hängt von Ihrem Ausgangspunkt, vom Wettbewerb und vom Zustand Ihrer Website ab. Im Erstgespräch sage ich Ihnen, was für Sie realistisch ist.

Was passiert, wenn ich die Zusammenarbeit beende?

Ihre Konten und alle Inhalte Ihrer Website bleiben bei Ihnen. Sie entziehen einfach meinen Zugriff.

Funktioniert das auch für Kunden in einer anderen Sprache oder einem anderen Land?

Ja. Die Arbeit muss in der Sprache des Ziellandes und nach dessen Suchgewohnheiten erfolgen. Denselben Text zu übersetzen reicht nicht; wir recherchieren die Suchbegriffe für jede Sprache.

Was sehe ich in den Berichten, und was, wenn ich etwas nicht verstehe?

Der Bericht zeigt, was getan wurde, was sich verändert hat und was als Nächstes kommt. Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist; Erklären ist meine Aufgabe.

Kann ich weiter mit meinem Webdesigner arbeiten?

Ja. In den meisten Projekten gebe ich die Änderungen klar und schriftlich an Ihre Webbetreuung weiter. So bleibt Ihr Aufbau erhalten, und es gibt keine Unklarheit, wer welche Aufgabe hat.

Was, wenn ich schon mit einer Agentur oder einem Berater gearbeitet habe und unzufrieden war?

Das kommt häufig vor. Zuerst prüfen wir, was getan wurde und wo Sie stehen, klären, was geholfen hat und was schaden könnte, und entscheiden erst dann. Ich schaue ehrlich auf frühere Arbeit, ohne ihr Unrecht zu tun.

So fangen Sie an

Dass Sie in einer anderen Stadt oder einem anderen Land sitzen, ist kein Hindernis. Eine Nachricht mit ein paar Sätzen zu Ihrem Unternehmen reicht für ein Erstgespräch. Wenn Sie mehr dazu lesen möchten, wie ich remote arbeite, besuchen Sie meine Seite zum freelance SEO-Berater und schreiben Sie mir von dort.