En morgon ringer telefonen. En patient vill boka tid men kommer inte in på din webbplats. Eller en gäst vill titta på menyn och ser bara en tom vit sida. Du tittar på samma sida och försöker förstå vad som hänt. Om webbplatsen är tillbaka efter några timmar blir skadan liten. Om den inte är det får du aldrig veta hur många som sökte efter dig den dagen och gav upp.
De flesta företagare tänker på detta först när det har hänt dem själva. Förberedelsen är ändå enkel: en aktuell kopia av din webbplats som förvaras skilt från själva webbplatsen. I den här artikeln förklarar jag vad säkerhetskopiering av webbplats innebär, hur webbplatser kan försvinna och vilka frågor du bör ställa till den som sköter din sida. Du behöver inte göra något tekniskt. Du behöver bara ställa rätt frågor.
Vad är en backup egentligen?
En backup är en kopia av din webbplats. Dina sidor, dina texter, dina bilder, meddelandena från kontaktformuläret och dina inställningar sparas tillsammans i ett paket. Om webbplatsen skadas eller raderas kan kopian användas för att få tillbaka den precis som den var.
Tänk dig att du förvarar en kopia av viktiga papper på ett annat ställe. Om kontoret översvämmas är originalen borta men kopian ligger säkert i ett skåp. Ligger kopian i samma låda försvinner den tillsammans med originalen. Med en backup är det likadant: kopian måste finnas på ett annat ställe än där webbplatsen ligger.
Datorn där webbplatsens filer ligger kallas server. Ditt webbhotell hyr ut den servern till dig. I bästa fall sparas backupen utanför servern, på en annan plats.
Hur kan en webbplats försvinna?
Orsakerna är oftast vardagliga snarare än dramatiska. Det här ser jag oftast hos mina kunder:
- En felaktig uppdatering: webbplatsens programvara uppdateras, något går sönder och sidan slutar öppnas.
- Ett intrång: någon tar sig in utan tillåtelse och ändrar eller raderar innehåll.
- Problem hos webbhotellet: webbhotellet får ett tekniskt fel, flyttar sina servrar eller läggs ned.
- En obetald faktura: webbhotellet eller domännamnet går ut, ingen märker det och efter en tid stängs sidan av.
- Oavsiktlig radering: någon som arbetar med sidan tar bort fel sida, fel mapp eller hela webbplatsen.
- Kontakten med den som byggde sidan bryts: personen går inte att nå och har inloggningsuppgifterna.
Ingen av dessa beror på att din webbplats är stor. En enmansmottagning drabbas på exakt samma sätt.
Vad händer med ditt företag utan backup?
En webbplats utan backup måste byggas upp från början. Att ta fram texter, bilder och design på nytt kan ta veckor. Under tiden har du ingen webbplats och syns inte på Google.
Om de gamla sidorna och adresserna inte kan återskapas kan också det förtroende Google byggt upp för din webbplats genom åren ta skada. En återställning från backup går däremot ofta på samma dag, ibland på några timmar. Det är skillnaden: ett kort avbrott å ena sidan, veckors förlust å den andra.
Det finns dessutom en dold kostnad. Om du körde annonser medan sidan låg nere hamnar den som klickar på en tom sida och annonsbudgeten går till spillo. Står adressen på ditt visitkort eller din skylt hittar ingen som slår in den dig. Är din e-postadress kopplad till webbadressen kan även inkommande post påverkas. Problemet stannar alltså inte vid "min sida syns inte", utan sprider sig i företagets vardag.
Det du kan kontrollera själv
Du kan kontrollera detta utan teknisk kunskap:
- Ta reda på vad ditt webbhotell heter och om du har dina inloggningsuppgifter.
- Anteckna när webbhotell och domännamn betalas och med vilket kort. Lägg in kortets utgångsdatum i kalendern.
- Se till att webbplatsens administratörslösenord finns hos dig och inte bara hos den som byggde den.
- Fråga när sidan senast ändrades. Före varje större ändring bör en backup tas.
Frågor till ditt webbhotell eller din webbyrå
De här fem frågorna ger dig trygghet. Är svaren otydliga finns det ett problem.
| Fråga | Så låter ett bra svar |
|---|---|
| Tas det backuper? | "Ja, automatiskt." |
| Hur ofta? | Minst varje vecka. Dagligen för sidor som ändras ofta. |
| Var förvaras de? | På en annan plats än servern där sidan ligger. |
| Har en återställning någonsin testats? | "Ja, på det här datumet, och den fungerade." |
| Har jag en kopia? | "Ja, vi kan ge dig en." |
Den fjärde frågan är viktigast. En backup som inte går att återställa är ingen backup. Jag har sett backuper som togs troget i flera år men inte fungerade när de behövdes. Därför räcker det inte att höra "det finns en backup". Fråga: "Har den testats?"
Den femte frågan handlar om ditt oberoende. Om en kopia av webbplatsen finns hos dig ligger ditt arbete kvar i dina händer, även om du hamnar i tvist med webbhotellet eller den som byggde sidan.
Det experten ska göra
Den här delen är inte ditt jobb utan den som utför arbetet:
- Sätta upp backuper så att de tas automatiskt, i stället för att förlita sig på att någon kommer ihåg.
- Förvara en kopia av varje backup skilt från servern där sidan ligger.
- Med jämna mellanrum testa att återställa från backup och rapportera resultatet till dig.
- Ta en extra backup före varje större uppdatering eller ändring.
- Skriftligen berätta vem du ska ringa om något händer och hur snabbt du kan få svar.
Det handlar oftast om några timmars uppsättning, därefter sköter systemet sig självt. Tiden beror på webbplatsens storlek och ditt webbhotell.
En bra expert tar också fram en kort skriftlig katastrofplan. Där står vem du ringer när sidan ligger nere, ungefär hur lång tid en återställning tar och vad du säger till kunderna under tiden. Ett färdigt meddelande i sociala medier eller på telefonsvararen dämpar känslan av förlust. Planen är högst en sida lång men gör stor nytta i en kris.
Vanliga frågor
Mitt webbhotell säger att de redan tar backuper. Räcker det?
Inte ensamt. Webbhotellets backup ligger ofta på samma plats som din sida, och om du hamnar i tvist med företaget kanske du inte kommer åt den. En kopia bör finnas hos dig eller på en separat plats.
Hur ofta bör backuper tas?
Det beror på hur ofta din sida ändras. För en enkel presentationssida som uppdateras några gånger per år räcker ofta en veckobackup. För sidor med onlinebeställningar eller tidsbokning är daglig backup säkrare.
Gör en backup webbplatsen långsammare?
Ett välskött system orsakar ingen långsamhet som besökare märker. Backuper tas oftast på natten, när det är lugnt på sidan.
Förlorar jag mina senaste ändringar om en backup återställs?
Ändringar som gjorts efter att backupen togs kan gå förlorade. Därför är frekvensen viktig. Med daglig backup saknas högst en dags ändringar.
Nästa steg
Den dag din webbplats inte öppnas är det för sent att börja förbereda sig. Ställ de fem frågorna ovan till ditt webbhotell eller din webbyrå redan i dag och skriv ner svaren. Saknas något fyller vi luckan tillsammans. Planerar du en ny webbplats blir backup en del av planen från början. Läs mer på min sida om att bygga hemsida.