Har din sida ett kontaktformulär, ett bokningsformulär eller en ruta med "vi ringer upp dig" samlar du varje dag in en främlings namn och telefonnummer. Det spelar ingen roll om du är tandläkare, advokat, hotellägare eller hantverkare. De flesta företagare tänker: "Kunden skriver ju in det frivilligt", och utgår från att saken därmed är avklarad.
Men det är precis det dataskyddsreglerna handlar om: du måste tydligt tala om för besökaren varför du samlar in uppgifter, var du sparar dem och om du delar dem med någon. I den här texten förklarar jag enkelt vilka texter din sida bör ha, hur du kontrollerar den och vad du ska fråga den som gör jobbet. För juridiska detaljer behöver du fråga en jurist; jag kan bara beskriva webbsidan.
Vad är personuppgifter och var samlar din sida in dem?
Personuppgifter är all information som identifierar en person: namn, telefon, e-post, adress. Uppgifter om till exempel hälsa är känsligare och kräver extra omsorg.
Din sida kan samla in sådana uppgifter via:
- Kontakt- och bokningsformulär
- En ruta för nyhetsbrevsanmälan
- Köp- eller bokningssteg
- En WhatsApp- eller livechatt-knapp
- Mätverktyg och annonsspårning (via cookies)
Använder du något av dessa berör ämnet dig. Att vara ett litet företag undantar dig inte automatiskt.
Vilka texter bör din hemsida ha?
Inom EU gäller GDPR. På din sida förväntar man sig normalt dessa texter:
| Text | Vad den gör |
|---|---|
| Integritetspolicy | Beskriver övergripande vilka uppgifter sidan samlar in och varför |
| Informationstext | Talar om för den som fyller i ett formulär varför och hur uppgifterna används |
| Cookieinformation | Förklarar vilka cookies som används och vilka val besökaren har |
| Kontaktuppgifter | Visar hur man når dig i frågor om sina uppgifter |
Det är viktigt att texterna stämmer med vad du faktiskt gör. Om det som står på sidan skiljer sig från det som händer i bakgrunden skyddar texten dig inte.
Varför bör du bry dig?
Det finns tre konkreta skäl:
- Förtroende: för ett företag inom ett känsligt område som hälsa lugnar en tydlig text om hur uppgifter skyddas besökarna.
- Juridisk risk: saknade texter, eller texter som inte speglar verkligheten, ökar risken för klagomål och sanktioner. För exakt information och möjliga följder, fråga en jurist.
- Professionellt intryck: en sida utan länk till en integritetstext vid formulären ser slarvig ut.
Vad du kan kontrollera själv
Titta på din egen sida med en besökares ögon:
- Finns länkar till "Integritetspolicy" och informationstexten längst ner på sidan, och öppnas de när du klickar?
- Finns nära kontakt- eller bokningsformuläret en länk dit eller en kort informationsmening?
- Frågar formuläret efter mer än det behöver? Att bara be om det nödvändiga (namn, telefon, ärende) är enklare och säkrare.
- Innehåller texten ditt företagsnamn, dina kontaktuppgifter och korrekta uppgifter, eller ser den ut att vara kopierad från ett annat företag?
- Vems inkorg hamnar formulärsvaren i? Det måste du veta.
Vad specialisten ska göra
Den som bygger din sida bör:
- Lägga in länken till informationstexten, och vid behov en samtyckesruta, i dina formulär.
- Se till att formulärdata skickas över en säker anslutning (hänglåset i adressfältet).
- Tillsammans med dig lista vart uppgifterna går: vilka inkorgar och system.
- Sätta upp cookie-meddelandet och se till att mätverktyg inte körs före samtycke.
- Placera texterna på rätt ställe (sidfot, intill formulär).
Textens juridiska innehåll bör en jurist eller en dataskyddsexpert ta fram; en webbdesigner ersätter inte det.
Frågor att ställa till den som gör jobbet
- Vilka formulär finns på min sida, och vart går uppgifterna från dem?
- Fungerar formulären över en säker anslutning?
- Går det att nå integritetspolicyn och informationstexten från formuläret och från sidfoten?
- Vilka uppgifter samlar mät- och annonsverktygen på sidan in?
- Om en besökare begär att få sina uppgifter raderade, hur hanterar vi det?
- Vem uppdaterar texterna när ett nytt formulär eller verktyg läggs till?
Hur lång tid tar det och vad ska du göra?
Att lista formulär och verktyg på din sida är oftast några timmars arbete. Att ta fram texterna beror på juridiskt stöd och kan ta längre tid. Kontrollera först vad du har, anteckna vad som saknas och börja med formuläret som samlar in mest. När allt är på plats kräver upplägget en uppdatering varje gång du lägger till något nytt på sidan, och det är bäst att komma överens om det med den som gör jobbet redan från början.
Vanliga frågor
Jag har bara ett kontaktformulär. Behöver jag ändå en text?
Samlar du in uppgifter som namn och telefonnummer via formuläret, ja, då måste du informera. Hur detaljerat det ska vara beror på din verksamhet; för exakt information, fråga en jurist.
Kan jag kopiera en annan sidas integritetstext?
Jag avråder. Varje företag samlar in olika uppgifter och använder olika verktyg. En kopierad text speglar inte din verkliga situation och skyddar dig inte.
Är integritetspolicy och informationstext samma sak?
Inte helt. Integritetspolicyn beskriver sidans övergripande hantering; informationstexten är den specifika information personen får i det ögonblick uppgifterna samlas in. Ofta finns de två tillsammans.
Är det annorlunda om jag samlar in känsliga uppgifter som hälsa?
Ja, du måste vara noggrannare. Behöver du inte hälsouppgifter i formuläret, be inte om dem; behöver du dem, arbeta alltid med en jurist.
En integritetstext är ingen dekoration, utan ditt sätt att tala om för besökare hur du skyddar deras uppgifter. Vill du att din sida ska byggas rätt från början, med formulär, texter och säkerhetsinställningar på plats, ta en titt på min tjänst bygga hemsida.