Sitenizde bir iletişim formu, randevu formu ya da "sizi arayalım" kutusu varsa, her gün bir yabancının adını ve telefon numarasını topluyorsunuz demektir. Diş hekimi, avukat, otel ya da usta fark etmez. Çoğu işletme sahibi bunu "zaten müşteri kendi isteğiyle yazıyor" diye düşünür ve konunun orada bittiğini varsayar.
Oysa kişisel verilerle ilgili kuralların derdi tam da bu noktadadır: topladığınız bilgiyi neden topladığınızı, nerede sakladığınızı ve kimseyle paylaşıp paylaşmadığınızı ziyaretçiye açıkça söylemeniz gerekir. Böyle bir yaklaşım hem ziyaretçinize saygıdır hem de işinizi korur. Bu yazıda sitenizde hangi metinlerin bulunması gerektiğini, kendi sitenizi nasıl kontrol edeceğinizi ve işi yapan kişiden neler isteyeceğinizi sade bir dille anlatıyorum. Hukuki ayrıntılar için bir hukukçuya danışmanız gerekir; ben burada yalnızca web tarafını anlatabilirim.
Kişisel veri nedir, siteniz nerede topluyor?
Kişisel veri, bir kişiyi tanıtan her bilgidir: ad, telefon, e-posta, adres. Sağlık, hukuki dosya gibi bilgiler ise daha hassastır ve daha dikkatli davranmayı gerektirir.
Siteniz bu verileri şu yollarla toplayabilir:
- İletişim ve randevu formları
- Bülten kayıt kutusu
- Alışveriş ya da rezervasyon adımları
- WhatsApp ya da canlı sohbet düğmesi
- Ziyaretçi sayısını ölçen araçlar ve reklam takibi (çerezler yoluyla)
Bunlardan birini kullanıyorsanız, konu sizi ilgilendiriyor demektir. Küçük işletme olmanız sizi otomatik olarak dışarıda bırakmaz.
Sitenizde hangi metinler bulunmalı?
Türkiye'de kişisel verilerin korunması kanunu KVKK olarak bilinir. Avrupa'da benzer amaçlı kural GDPR'dır. Sitenizde genellikle şu metinleri görmek beklenir:
| Metin | Ne işe yarar |
|---|---|
| Gizlilik politikası | Sitenin topladığı verileri ve amacını genel olarak anlatır |
| Aydınlatma metni | Formu dolduran kişiye verisinin neden ve nasıl kullanılacağını söyler |
| Çerez bilgilendirmesi | Sitede kullanılan çerezleri ve seçim hakkını anlatır |
| İletişim bilgisi | Kişinin verisiyle ilgili size nasıl ulaşacağını gösterir |
Metinlerin gerçek uygulamayla uyumlu olması çok önemlidir; bir randevu formundan gelen telefon numarasının yalnızca sizi geri aramak için kullanıldığını yazıyorsanız, o numarayı başka bir amaçla kullanmamalısınız. Sitenizde yazan ile arka planda yaptığınız farklıysa, metnin olması sizi korumaz.
Neden önemsemelisiniz?
Üç somut sebep var:
- Güven: Sağlık gibi hassas bir alanda hizmet veren bir işletmenin bilgileri nasıl koruduğunu gösteren net bir metin, ziyaretçiyi rahatlatır.
- Hukuki risk: Eksik ya da gerçeği yansıtmayan metinler şikâyet ve yaptırım riskini artırır. Kesin bilgi ve olası sonuçlar için bir hukukçuya danışın.
- Profesyonel görünüm: Formun altında gizlilik metnine bağlantı olmayan bir site, özenli görünmez.
Sizin kontrol edebilecekleriniz
Kendi sitenize ziyaretçi gözüyle bakarak şunlara bakın:
- Sayfanın en altında "Gizlilik politikası" ve "Aydınlatma metni" bağlantıları var mı, tıklayınca açılıyor mu?
- İletişim veya randevu formunun yakınında aydınlatma metnine bir bağlantı ya da kısa bir bilgilendirme cümlesi var mı?
- Form, gereğinden fazla bilgi istiyor mu? Yalnızca gerekli olanı (ad, telefon, konu) istemek hem kolaydır hem daha güvenlidir.
- Metinde işletmenizin adı, iletişim bilgisi ve doğru veriler yazıyor mu, yoksa başka bir firmadan kopyalanmış gibi mi duruyor?
- Formdan gelen bilgiler kimin e-postasına düşüyor? Bunu bilmeniz gerekir.
Uzmanın yapacakları
Bu bölüm işin web tarafıdır ve sitenizi hazırlayan kişinin sorumluluğundadır. Sizden beklenen, neyin yapıldığını anlamanız ve gerektiğinde soru sormanızdır.
Siteyi hazırlayan kişinin görevleri şunlardır:
- Formlara aydınlatma metni bağlantısını ve gerekiyorsa onay kutusunu eklemek.
- Form verilerinin güvenli bir bağlantı üzerinden iletilmesini sağlamak (adres çubuğunda kilit simgesi).
- Verilerin kimlerin e-postasına ya da hangi sistemlere gittiğini sizinle birlikte listelemek.
- Çerez uyarısını kurmak ve onay verilmeden ölçüm araçlarının çalışmamasını sağlamak.
- Metinlerin nerede duracağını (alt bilgi, form altı) ayarlamak.
Metinlerin hukuki içeriğini ise bir avukat ya da veri koruma konusunda uzman biri hazırlamalıdır; web tasarımcısı bunun yerini tutmaz.
Yapan kişiye sorulacak sorular
- Sitemde hangi formlar var ve bu formlardan gelen bilgiler nereye gidiyor?
- Formlar güvenli bağlantıyla mı çalışıyor?
- Gizlilik ve aydınlatma metinlerine formdan ve alt bilgiden ulaşılıyor mu?
- Sitedeki ölçüm ve reklam araçları hangi verileri topluyor?
- Bir ziyaretçi verisinin silinmesini isterse, bu isteği nasıl yerine getireceğiz?
- Yeni bir form ya da araç eklendiğinde metinleri kim güncelleyecek?
Ne kadar sürer, ne yapmalısınız?
Sitenizdeki formları ve araçları listelemek genellikle birkaç saatlik iştir. Metinlerin hazırlanması hukuki desteğe bağlı olduğundan daha uzun sürebilir. Önce eldekini kontrol edin, eksikleri not edin ve önceliği en çok veri toplayan forma verin. Formlarınızın sayısı arttıkça bu liste de uzar; bu yüzden listeyi yazılı tutmak, ileride hangi bilginin nerede durduğunu unutmamanızı sağlar. Ayrıca formdan gelen mesajları yalnızca ilgili kişilerin okuyabildiğinden emin olun; herkesin eriştiği ortak bir e-posta kutusu iyi bir çözüm değildir. Bir defa kurulan düzen, siteye yeni bir şey eklediğinizde güncelleme ister; bunu da işi yapan kişiyle baştan konuşmak iyi olur.
Sık sorulan sorular
Yalnızca iletişim formum var, yine de metin gerekli mi?
Form üzerinden ad ve telefon gibi bilgi topluyorsanız evet, bilgilendirme gerekir. Ne kadar ayrıntılı olacağı işinize göre değişir; kesin bilgi için bir hukukçuya danışın.
Başka bir sitenin gizlilik metnini kopyalayabilir miyim?
Önermem. Her işletmenin topladığı veri ve kullandığı araçlar farklıdır. Kopya metin sizin gerçek durumunuzu yansıtmaz ve sizi korumaz.
Gizlilik politikası ile aydınlatma metni aynı şey mi?
Tam olarak değil. Gizlilik politikası sitenin genel yaklaşımını anlatır; aydınlatma metni ise veri toplanan anda, o kişiye verilen özel bilgilendirmedir. Çoğu zaman ikisi birlikte bulunur.
Formdan gelen bilgileri ne kadar süre saklamalıyım?
Süre işinize ve verinin türüne göre değişir. Gereğinden uzun saklamamak iyi bir kuraldır; kesin süreler için bir hukukçuya danışın.
Sağlık gibi hassas bilgi topluyorsam farklı mı?
Evet, daha dikkatli olmanız gerekir. Formda sağlık bilgisi istemiyorsanız istemeyin; istiyorsanız mutlaka bir hukukçuyla çalışın.
Gizlilik metni bir süs değildir; ziyaretçinize "bilginizi böyle koruyorum" demenin yoludur. Sitenizin formları, metinleri ve güvenlik ayarlarıyla baştan doğru kurulmasını isterseniz web sitesi yaptırma hizmetimi inceleyebilirsiniz.