Sie haben ein Angebot verschickt, und es kam keine Antwort. Zwei Tage später rufen Sie den Kunden an. Er sagt: „Ich habe die Mail gar nicht gesehen, ich schaue mal nach“, und ein paar Minuten später: „Ah, die lag im Spam-Ordner.“ Einmal kann das Zufall sein. Passiert es Ihnen aber immer wieder, also landen Ihre Firmen-Mails im Spam, dann liegt die Ursache sehr wahrscheinlich nicht in dem, was Sie geschrieben haben, sondern in drei kleinen Einstellungen im Hintergrund Ihrer Domain: SPF, DKIM und DMARC. In diesem Artikel erkläre ich diese drei Kürzel so, als würde ich sie jemandem erklären, der mit Technik nichts am Hut hat. Außerdem zeige ich Ihnen, woran Sie erkennen, was bei Ihnen kaputt sein könnte, und wann Sie die Sache besser einem Profi überlassen.
Ich bin Ümit Kırkoç, Webdesigner und SEO/GEO-Berater, und ich arbeite allein von Istanbul aus. E-Mail-Technik ist nicht mein Hauptfach. Aber wenn ich eine Website aufbaue, stoße ich unweigerlich auf Domain, Hosting und E-Mail, denn die Nachrichten aus Ihrem Kontaktformular und die Mails, die Sie an Kunden schicken, gehören zum selben Gefüge. Wenn Sie über eine neue Seite nachdenken, achte ich beim Website erstellen lassen darauf, dass die Mail-Grundlagen von Anfang an stimmen. Nachträglich lässt sich alles korrigieren, aber Mails, die über Monate verloren gegangen sind, kommen nicht zurück.
Warum landen Firmen-Mails im Spam?
Zuerst eine grundsätzliche Sache: Postfach-Anbieter wie Gmail, Outlook oder GMX sehen täglich unzählige gefälschte Nachrichten. Betrüger geben sich als Bank, Paketdienst oder Firma aus und verschicken Mails in deren Namen. Deshalb stellt jeder Anbieter bei jeder eingehenden Mail eine Frage: „Kommt dieser Brief wirklich von dem Absender, den er angibt?“ Findet er keine Antwort, wandert die Mail entweder in den Spam-Ordner oder wird gar nicht erst zugestellt.
Stellen Sie sich einen Pförtner in einem Bürogebäude vor. Ein Umschlag wird abgegeben, darauf steht „Beispiel GmbH“. Kennt der Pförtner die Firma und erkennt er am Umschlag ein Zeichen, dass er tatsächlich von dort stammt, nimmt er ihn an. Fehlt das Zeichen oder wirkt es verdächtig, legt er den Umschlag in die Kiste „vielleicht gefälscht“. SPF, DKIM und DMARC sind genau diese Zeichen auf Ihrem Umschlag. Fehlen sie oder sind sie falsch gesetzt, kann Ihr Brief in dieser Kiste landen, egal wie harmlos sein Inhalt ist.
Die folgende Grafik zeigt, wie unterschiedlich eine geprüfte und eine ungeprüfte Mail beim Empfänger ankommen.
Wie Sie sehen, kann das Schicksal zweier Mails mit identischem Text allein davon abhängen, welche Identitätsnachweise dahinterstehen. Es geht also nicht um Ihre Formulierungen, sondern um den „Ausweis“ der Mail.
Spam-Wörter sind nicht die einzige Ursache
Vielen fällt zuerst ein: „Vielleicht habe ich zu viele Ausrufezeichen benutzt“ oder „Vielleicht stand das Wort ‚kostenlos‘ drin.“ Der Inhalt kann tatsächlich eine Rolle spielen. Eine Mail in Großbuchstaben, die nur aus einem Bild besteht und voller Links steckt, weckt Misstrauen. Wenn aber ein Unternehmen schlichte Angebotsmails in sauberem Deutsch schreibt und trotzdem im Spam landet, lohnt sich der Blick auf die Technik. Den Inhalt zu verbessern ist leicht, und das haben die meisten längst versucht. Die Identitätseinstellungen dagegen liegen oft in einer Ecke, die nie jemand angefasst hat, unvollständig oder falsch.
Was bedeuten SPF, DKIM und DMARC? Drei Fragen, drei Antworten
Jedes der drei Kürzel beantwortet eine eigene Frage. Alle drei sind kleine Texteinträge in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain (zum Beispiel beispiel-firma.de). DNS ist so etwas wie das Telefonbuch Ihrer Domain. Wenn Sie diese Einträge nicht anlegen, weiß der empfangende Anbieter schlicht nichts über Sie.
SPF (die Erlaubnisliste für Absender). Die Frage lautet: „Welche Server dürfen im Namen dieser Domain Mails verschicken?“ Sie veröffentlichen für Ihre Domain eine Liste: „Meine Mails dürfen diese Dienste senden.“ Der Empfänger schaut, von welchem Server die Mail kam, und gleicht sie mit der Liste ab. Stimmt es, ist alles gut, sonst wird er skeptisch. Es ist, als würden Sie im Telefonbuch vermerken: „Nur diese Nummern dürfen in meinem Namen anrufen.“
DKIM (das Siegel). Die Frage lautet: „Wurde dieser Brief unterwegs verändert?“ Beim Versand setzt Ihr Mailserver ein unsichtbares digitales Siegel auf den Inhalt. Die Angaben zur Prüfung dieses Siegels liegen ebenfalls im DNS. Der Empfänger prüft das Siegel. Passt es, steht fest, dass niemand die Mail unterwegs manipuliert hat und dass sie wirklich vom Inhaber der Domain stammt.
DMARC (das Regelwerk). Die Frage lautet: „Was soll passieren, wenn die Prüfungen scheitern?“ DMARC liest das Ergebnis von SPF und DKIM und gibt dem Empfänger eine Anweisung. Zur Auswahl stehen etwa „Tu nichts, schick mir nur einen Bericht“, „Steck verdächtige Mails in den Spam“ oder „Lehne sie ab“. Außerdem können Berichte per Mail an Sie gehen, sodass Sie sehen, wer in Ihrem Namen Nachrichten versendet.
Den Unterschied der drei sehen Sie in der folgenden Übersicht auf einen Blick.
Achten Sie beim Lesen auf Folgendes: Die drei Einträge ersetzen einander nicht, sie ergänzen sich. SPF allein, DKIM allein oder DMARC allein bietet nur eine unvollständige Absicherung. Große Postfach-Anbieter erwarten vor allem bei Domains, die viele Mails verschicken, dass alle drei sauber eingerichtet sind.
Was passiert, wenn eine Mail auf die Reise geht?
Wenn Sie den Ablauf Schritt für Schritt sehen, verstehen Sie besser, an welcher Stelle etwas schiefgehen kann. Sobald Sie auf „Senden“ klicken, nimmt zuerst Ihr Mail-Anbieter (zum Beispiel Google Workspace, Microsoft 365 oder der Mailserver Ihres Hosters) den Brief entgegen, setzt bei Bedarf das DKIM-Siegel und reicht ihn an den Server des Empfängers weiter. Dieser liest, von welcher Domain die Mail stammt, schaut in deren DNS-Einträge und prüft die SPF-Liste, das DKIM-Siegel und die DMARC-Regel. Je nach Ergebnis landet die Mail im Posteingang, im Spam oder wird abgelehnt und nie zugestellt.
Die Lehre aus diesem Schema: Die Entscheidung fällt, nachdem die Mail beim Empfänger angekommen ist. Sie wird auf einem Server getroffen, den Sie nicht kontrollieren, und zwar anhand der Einträge, die Sie veröffentlicht haben. Deshalb müssen diese Einträge korrekt, aktuell und vollständig sein.
Warum fallen Ihre Mails bei der Prüfung durch?
In der Praxis sehe ich meistens eine Mischung aus mehreren Ursachen. Die häufigsten sind diese.
Es gibt überhaupt keine Einträge
Sie haben die Domain irgendwo gekauft, die Website hat jemand anderes gebaut, das Postfach kam im Paket dazu. Um die DNS-Seite hat sich niemand gekümmert. In diesem Fall findet der empfangende Anbieter zu Ihrer Domain keinerlei Identitätsangaben. Das passiert besonders oft kurz nach dem Start einer Seite und bei neuen Domains.
Die Einträge nennen den falschen Dienst
Die Einstellung des früheren Hosters steht noch da, Sie verschicken Ihre Mails aber inzwischen über einen anderen Anbieter. Oder Ihre Buchhaltungssoftware versendet Rechnungsmails von einem eigenen Server, der aber nicht in der SPF-Liste steht. Der Empfänger findet den absendenden Server nicht auf der Liste und stuft die Mail als verdächtig ein.
Mehrere Dienste senden mit derselben Domain
Ihr Firmenpostfach liegt an einem Ort, das Kontaktformular Ihrer Website an einem anderen, Ihr Newsletter-Programm an einem dritten. Wenn alle im Namen Ihrer Domain senden, müssen für alle die Identitätseinstellungen vorgenommen werden. Einer der häufigsten Fehler ist, nur einen dieser Dienste einzurichten und die übrigen zu vergessen.
Es gibt mehr als einen SPF-Eintrag
Ein technisches Detail, aber ein wichtiges: Pro Domain darf es nur einen einzigen SPF-Eintrag geben. Fügt jemand beim Hinzufügen eines neuen Dienstes einen zweiten Eintrag hinzu, ohne den alten zu löschen, kann der Empfänger beide für ungültig erklären. Solche Fehler sind stille Probleme, die Sie nicht bemerken, solange Sie nicht in die Einträge schauen.
Die Domain ist neu oder war lange inaktiv
Wenn von einer frisch registrierten Domain plötzlich viele Mails ausgehen, reagieren Anbieter vorsichtig. Fehlen dazu noch die Identitätseinträge, kann aus der Vorsicht eine Spam-Entscheidung werden. Hier hilft es, die Einträge von Anfang an korrekt zu setzen und die Versandmenge langsam zu steigern.
Inhalt und Versandgewohnheiten
Auch bei korrekten Einstellungen schadet es Ihrem Ruf, immer dieselbe Vorlage an Hunderte Personen zu schicken, Massenmails zu versenden, auf die niemand antwortet, oder Adresslisten zu nutzen, die Sie gekauft haben. In diesem Artikel liegt der Schwerpunkt auf den Identitätseinstellungen, aber den Inhalt sollten Sie nicht ganz aus dem Blick verlieren.
Zwei Beispielszenarien
Die beiden folgenden Szenarien sind vollständig erfunden. Sie beschreiben keine echte Firma und keine echte Person. Mein Ziel ist, dass sich jemand in einer ähnlichen Lage wiedererkennt.
Beispielszenario 1: Ein Verpackungshersteller, dessen Angebote verschwinden
Nehmen wir an, ein kleiner Verpackungshersteller verschickt Angebote von der Adresse info@beispiel-firma.de. Bei Empfängern mit Gmail landen die Mails im Spam, einige kommen gar nicht an. Der Inhaber glaubt zuerst, sein Text sei schlecht, und schreibt die Mails mehrfach um, aber nichts ändert sich.
Beim Hinsehen zeigt sich: Die Domain wurde vor zwei Jahren bei einem anderen Hoster registriert, die Mails laufen inzwischen über einen anderen Dienst, aber der SPF-Eintrag verweist noch auf den alten Hoster. DKIM wurde nie eingerichtet. Einen DMARC-Eintrag gibt es nicht. Der Empfänger findet den absendenden Server also nicht in der Liste, sieht kein Siegel und hat keine Regel, nach der er handeln könnte.
Die Lösung läuft der Reihe nach: Zuerst wird aufgelistet, welche Dienste mit dieser Domain Mails versenden. Dann wird der SPF-Eintrag anhand dieser Liste neu geschrieben. Vom Mail-Anbieter wird der DKIM-Schlüssel besorgt und im DNS eingetragen. Zuletzt wird ein DMARC-Eintrag im Modus „nur beobachten“ veröffentlicht. Nach einigen Tagen werden die Mails erneut geprüft. In diesem erfundenen Beispiel löst sich der größte Teil des Zustellproblems, weil die Ursache nicht der Inhalt war, sondern die fehlende Identität. Das Ergebnis ist natürlich nicht in jedem Fall dasselbe, und garantieren lässt es sich nicht.
Beispielszenario 2: Eine Praxis, deren Formularmails nicht ankommen
Ein weiteres erfundenes Beispiel: Eine kleine Praxis beklagt, dass Nachrichten aus dem Terminformular ihrer Website nicht im eigenen Postfach ankommen. Patienten sagen: „Ich habe das Formular ausgefüllt, aber keiner hat sich gemeldet.“ Das Firmenpostfach der Praxis liegt bei einem eigenen Dienst, die Website auf einem anderen Server.
Die Prüfung ergibt: Das Formular der Website versucht, die Nachricht von der Adresse termin@beispiel-praxis.de an das eigene Postfach zu schicken. Die Mail verlässt aber den Server der Website, und dieser steht nicht in der SPF-Liste. Die Empfängerseite hält die von außen kommende Mail im Namen der eigenen Domain für gefälscht und verwirft sie. Die Mail geht also von der eigenen Website an das eigene Postfach und scheitert trotzdem an der Identitätsprüfung.
Es gibt zwei Wege: Entweder wird das Formular über einen ordentlichen Mail-Dienst versendet, oder der Server wird in die SPF-Liste aufgenommen. Die dauerhafte Lösung ist meistens der erste Weg, denn ein eigener, bekannter Versanddienst für Formularnachrichten ist robuster. Auch hier lässt sich das Ergebnis nicht vorab versprechen, aber der Ort des Problems ist richtig eingegrenzt.
Das Schema zeigt die gemeinsame Logik beider Szenarien: Zuerst müssen Sie wissen, aus welchen Diensten Ihre Mails stammen. Gibt es nur einen, ist die Aufgabe einfach. Sind es mehrere, müssen alle in die Einträge.
Schritt für Schritt: So wird es behoben
Dies ist der praktischste Teil des Artikels. Auch mit geringem technischem Wissen hilft es, die Logik der Schritte zu kennen, sowohl für Ihre eigene Kontrolle als auch für das Gespräch mit einem Fachmann.
1. Zuerst messen, wohin Ihre Mails gehen
Notieren Sie, bei welchen Empfängern Probleme auftreten. Landen die Mails nur bei Gmail im Spam oder überall? Nur Angebote oder jede Mail? Schicken Sie Testmails an zwei oder drei eigene Adressen bei verschiedenen Anbietern (Gmail, Outlook und einen weiteren). In vielen Postfächern können Sie im „Header“ der Mail sehen, ob SPF, DKIM und DMARC „pass“ (bestanden) oder „fail“ (durchgefallen) ergeben haben. Meist finden Sie diese Ansicht unter einem Menüpunkt wie „Original anzeigen“ oder „Quelltext anzeigen“. Für die Diagnose ist das sehr wertvoll.
2. Auflisten, welche Dienste Mails versenden
Ihr Firmenpostfach, das Formular Ihrer Website, das Newsletter-Programm, Buchhaltungs- oder Shopsoftware, Ihr CRM-System. Schreiben Sie auf einen Zettel alles auf, was im Namen Ihrer Domain Mails verschickt. Diese Liste ist die Grundlage für SPF.
3. SPF-Eintrag korrekt einrichten
Zu jedem Dienst auf Ihrer Liste gibt es in dessen Dokumentation eine Zeile nach dem Muster „Fügen Sie für SPF diesen Ausdruck hinzu“. Diese Angaben müssen in einem einzigen SPF-Eintrag zusammengeführt werden. Denken Sie daran: Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben. Außerdem wird der Eintrag zu lang und überschreitet das Abfragelimit von SPF, wenn zu viele Dienste enthalten sind. Deshalb ist es wichtig, nicht mehr genutzte alte Dienste aus der Liste zu entfernen.
4. DKIM für jeden Dienst aktivieren
DKIM erzeugen Sie als Domaininhaber nicht selbst. Ihr Mail-Anbieter gibt Ihnen einen Schlüssel, und den tragen Sie ins DNS ein. Das muss für jeden sendenden Dienst einzeln erfolgen. Im Verwaltungsbereich Ihres Mail-Anbieters finden Sie meist eine Option wie „DKIM aktivieren“ oder etwas Ähnliches.
5. DMARC im Beobachtungsmodus starten
DMARC vom ersten Tag an mit einer strengen Regel einzuschalten ist riskant, denn dann können auch Mails eines Dienstes abgelehnt werden, den Sie vergessen haben. Deshalb beginnt man mit „nur beobachten und mir Berichte schicken“. Nach einigen Wochen, wenn die Berichte zeigen, dass alle legitimen Dienste die Prüfung bestehen, kann man zu einer strengeren Regel übergehen.
Die Grafik fasst die fünf Schritte zusammen. Beachten Sie, dass die Reihenfolge wichtig ist: erst feststellen, dann auflisten, dann die Einträge setzen, zuletzt verschärfen.
Was sehen Sie im DNS-Panel?
Die Einträge werden dort angelegt, wo Sie die Domain gekauft haben, oder bei dem Dienst, der Ihr DNS verwaltet. Meist heißt der Bereich „DNS-Verwaltung“, „DNS-Einträge“ oder „Domain-Einstellungen“. Dort sehen Sie Einträge vom Typ „TXT“. SPF und DMARC sind jeweils ein TXT-Eintrag. DKIM wird meist ebenfalls als TXT eingetragen, bei manchen Diensten stattdessen als CNAME.
Das Panel in der Grafik ist ein Beispiel. Jeder Anbieter hat eine andere Oberfläche, die Logik ist aber dieselbe. Der DMARC-Eintrag trägt den Namen „_dmarc“, der DKIM-Eintrag einen „Selektor“-Namen, den der Dienst vorgibt. Diese Namen dürfen Sie nicht nach eigenem Ermessen ändern. Kopieren Sie den Ausdruck Ihres Mail-Anbieters Zeichen für Zeichen. Schon ein einziger falscher Buchstabe, und der Eintrag funktioniert nicht.
Häufige Fehler
Bei diesem Thema passieren Fehler leicht, weil das Ergebnis nicht sofort sichtbar ist. Das sind die häufigsten, die ich sehe.
Ich erläutere die Liste kurz. Einen zweiten SPF-Eintrag anlegen: Wenn ein neuer Dienst dazukommt, wird von Hand eine neue Zeile angelegt und die alte nicht gelöscht. Folge: zwei Einträge, und beide gelten als ungültig. DMARC sofort auf „Ablehnen“ stellen: Wenn Sie nicht wissen, welche Dienste Mails senden, lassen Sie womöglich sogar Ihre eigenen wichtigen Mails abweisen. DKIM nur für den Hauptdienst einrichten: Formularmails und Newsletter-Dienste werden vergessen. Den alten Hosting-Eintrag stehen lassen: Nach dem Umzug wird der Eintrag des alten Anbieters nicht gelöscht und der neue nicht ergänzt. Die Ursache immer im Text suchen: Wochenlang den Mailtext umschreiben und die Technik nie ansehen. Vertrauen ohne Kontrolle: Nach dem Eintragen keine Testmail verschicken.
Wenn ein Fehler passiert ist
Haben Sie einen falschen Eintrag angelegt, genügt es meistens, ihn zu korrigieren. Allerdings kann es dauern, bis sich DNS-Änderungen überall verbreitet haben, deshalb sehen Sie das Ergebnis nicht unbedingt sofort. Haben Sie Geduld, testen Sie nach einigen Stunden noch einmal, und vermeiden Sie es, am selben Tag mehrere Änderungen hintereinander vorzunehmen.
Die Stufen der DMARC-Regel
DMARC kennt drei Hauptregeln, und Sie müssen nicht alle auf einmal einsetzen. Am besten denken Sie in Stufen.
Die erste Stufe ist „beobachten“ (none): Es wird keine Mail blockiert, Sie erhalten nur Berichte. Die zweite Stufe ist „Quarantäne“ (quarantine): Mails, die die Prüfung nicht bestehen, werden in den Spam geleitet. Die dritte Stufe ist „ablehnen“ (reject): Mails, die durchfallen, werden gar nicht zugestellt. Für die meisten Unternehmen ist es am sichersten, mit „beobachten“ zu beginnen, bei sauberen Ergebnissen zur Quarantäne zu wechseln und erst, wenn alles sicher ist, abzulehnen.
Der Zweck dieses schrittweisen Vorgehens: Sie schützen sich vor Absendern, die Ihre Domain fälschen, ohne dabei eigene legitime Mails zu verlieren. Eine strenge Regel ist gut, aber erst dann, wenn Sie Ihre eigene Infrastruktur kennen.
Was können Sie selbst tun, wann brauchen Sie einen Profi?
Ehrlich gesagt kann ein Teil dieser Arbeit auch jemand ohne technisches Wissen erledigen. Ein anderer Teil verzeiht keine Fehler.
Selbst erledigen können Sie Folgendes: auflisten, aus welchen Diensten Ihre Mails stammen, im Verwaltungsbereich Ihres Mail-Anbieters die Anleitungen zu DKIM und SPF lesen, Testmails verschicken und das Ergebnis beobachten, Mails im Spam-Ordner als „kein Spam“ markieren und häufige Geschäftspartner bitten, Ihre Adresse in ihre Kontakte aufzunehmen.
Ein Fachmann sollte sich kümmern, wenn mehrere Dienste mit derselben Domain senden, der SPF-Eintrag verwickelt ist, Sie DMARC verschärfen wollen, Sie den Hoster gewechselt haben, Formularmails Ihrer Website verschwinden oder Bestellbenachrichtigungen Ihres Onlineshops die Kunden nicht erreichen. Eine falsche DNS-Änderung kann gleichzeitig Ihre Website und Ihre Mails beeinträchtigen. Deshalb rate ich davon ab, im DNS-Panel nach Versuch und Irrtum zu arbeiten.
Diese Checkliste zeigt, was Sie vorbereiten können, bevor Sie einen Profi hinzuziehen. Wer mit dieser Liste kommt, liefert ein viel klareres Bild als „Meine Mails landen im Spam“. Das spart Zeit und senkt die Kosten.
Wovon hängen die Kosten ab?
Den Preis für eine solche Einrichtung nenne ich nicht als feste Zahl, denn der Aufwand hängt von der Komplexität Ihrer Situation ab. Das bestimmt den Preis vor allem: wie viele verschiedene Dienste mit Ihrer Domain Mails versenden, wie unübersichtlich die vorhandenen Einträge sind, bei welcher Plattform Ihr Mail-Anbieter liegt, wer das DNS verwaltet (haben Sie keinen Zugang, muss zuerst der Zugang zurückgeholt werden), wie viele Domains es gibt, ob die DMARC-Berichte laufend ausgewertet werden sollen und ob es eine einmalige Arbeit oder eine fortlaufende Betreuung sein soll.
Eine saubere Domain mit einem einzigen Dienst lässt sich in kurzer Zeit erledigen. Mehrere Dienste, alte Überreste und unklare Zugänge erfordern mehr Prüfung. Wenn der Umfang vor Beginn klar besprochen wird, erleben Sie später keine Überraschungen.
So arbeite ich
Ich bin allein, und ich erledige die Arbeit selbst. Die Person, die mit Ihnen spricht, ist also dieselbe, die später ins DNS-Panel geht. Der Ablauf sieht grob so aus: Zuerst höre ich mir das Problem an und frage, bei welchen Empfängern und bei welchen Mails es auftritt. Dann sehe ich mir die vorhandenen Einträge an und liste gemeinsam mit Ihnen auf, welche Dienste Mails versenden. Bevor ich etwas ändere, erkläre ich Ihnen in einfachen Worten, was ich ändern werde, setze es mit Ihrem Einverständnis um und prüfe das Ergebnis anschließend mit Testmails.
Da E-Mail-Infrastruktur nicht mein Hauptgebiet ist, übernehme ich nur den Teil, der Website und Domain betrifft. Wird eine tiefgehende Konfiguration auf dem Mailserver selbst nötig, sage ich das offen und verweise Sie an die passende Person. Eine Garantie gebe ich nicht. Mein Versprechen ist, die Ursache richtig zu bestimmen und Ihnen verständlich zu erklären, was gemacht wurde.
Viele Menschen stellen diese Frage heute zuerst einem KI-Assistenten. Die Beispielantwort oben weist in die richtige Richtung, kann aber nicht sehen, wie es um Ihre Domain tatsächlich steht. Ein Assistent kann einen allgemeinen Weg beschreiben. Zu sagen, welche Zeile bei Ihnen falsch ist, setzt voraus, dass jemand wirklich in Ihre Domain hineinschaut.
Was sollten Sie nach der Lösung im Blick behalten?
Die Einträge einmal zu korrigieren reicht nicht, denn die Ordnung kann mit der Zeit wieder zerfallen. Wenn Sie einen neuen Dienst hinzufügen, etwa ein neues Newsletter-Tool oder ein neues CRM, müssen auch die Identitätseinstellungen angepasst werden. Wechseln Sie den Hoster oder ziehen Sie die Domain zu einem anderen Anbieter um, sollten die Einträge neu geprüft werden. Wer die DMARC-Berichte regelmäßig liest, sieht auch, ob jemand unbefugt in Ihrem Namen Mails versendet. Außerdem wirkt es wie eine kleine Versicherung, einmal im Jahr Testmails an eigene Adressen bei verschiedenen Anbietern zu schicken.
Auch auf der Kundenseite helfen kleine Gewohnheiten: Nach einem wichtigen Angebot dem Empfänger kurz Bescheid geben, nachfragen, ob die Mail angekommen ist, und sehr wichtige Unterlagen nicht von einem einzigen Weg abhängig machen. So gut die Identitätseinstellungen auch sind, kein System bietet hundert Prozent Zustellgarantie. Bei kritischen Nachrichten ist ein zweiter Kanal daher klug.
Häufig gestellte Fragen
Meine Mail landet im Spam, obwohl der Inhalt normal ist. Kann es trotzdem ein technisches Problem sein?
Ja. Selbst eine schlichte, sauber geschriebene Mail kann als verdächtig gelten, wenn die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge Ihrer Domain fehlen oder falsch sind. Zuerst die Einträge zu prüfen ist sinnvoller, als den Text immer wieder umzuschreiben.
Muss ich wirklich alle drei einrichten, SPF, DKIM und DMARC?
Alle drei zusammen sind der sicherste Weg. Gerade wenn Sie an viele Empfänger schreiben, erwarten große Postfach-Anbieter sie. SPF allein oder DKIM allein bietet einen Teilschutz, zeigt aber nicht das ganze Bild.
Kann ich diese Einstellungen selbst vornehmen?
In einfachen Fällen ja, wenn Ihr Mail-Dienst Schritt-für-Schritt-Anleitungen bietet und Sie Zugang zum DNS-Panel haben. Senden mehrere Dienste oder sind Sie unsicher, sollten Sie besser einen Fachmann fragen, denn eine falsche Änderung kann Ihre Mails oder Ihre Website beeinträchtigen.
Ich habe die Einstellungen korrigiert. Werden die Mails sofort besser?
Nicht unbedingt sofort. DNS-Änderungen brauchen Zeit, bis sie sich verbreitet haben, und Postfach-Anbieter bewerten Ihren Ruf mit etwas Verzögerung neu. Wie schnell es besser wird, hängt von der Vorgeschichte Ihrer Domain ab. Eine feste Dauer oder ein bestimmtes Ergebnis lässt sich nicht versprechen.
Ist eine kostenlose Mailadresse (etwa bei Gmail) sicherer?
Bei der Zustellung übernehmen kostenlose Adressen diese drei Einstellungen für Sie. Aber Vertrauen bei Ihren Kunden schafft eine Mail, die mit Ihrer eigenen Domain gesendet wird. Eine korrekt eingerichtete Firmenadresse wirkt professioneller, und der Ruf gehört Ihnen selbst.
Muss ich DMARC-Berichte lesen?
Nötig ist es nicht, aber nützlich. Die Berichte zeigen, wer in Ihrem Namen Mails sendet und welche Dienste die Prüfung nicht bestehen. Wollen Sie sie nicht selbst lesen, können Sie mit einem Fachmann arbeiten, der sie für Sie beobachtet und eine einfache Zusammenfassung liefert.
Gehen Mails aus dem Kontaktformular meiner Website aus demselben Grund verloren?
Oft ja. Wird die Formularnachricht vom Server Ihrer Website im Namen Ihrer Domain verschickt und steht dieser Server nicht in der SPF-Liste, kann die Nachricht im Spam landen oder gar nicht ankommen. Formulare über einen bekannten Mail-Dienst zu versenden ist die robustere Lösung.
Muss ich beim Versand von Mails rechtliche Vorgaben beachten?
Für Werbe-E-Mails gelten Regeln zu Einwilligung und Information, etwa aus dem Wettbewerbs- und Datenschutzrecht. Die Einzelheiten hängen von Ihrem Geschäft ab, und es wäre nicht richtig, wenn ich hier etwas Verbindliches behaupte. Ich empfehle Ihnen, dazu einen Juristen zu fragen.
Damit Ihre Mails Ihre Kunden erreichen
Landen Ihre Firmen-Mails im Spam, gibt es dafür meist eine Lösung, und sie beginnt damit, in die Einträge Ihrer Domain zu schauen, bevor man rät. Die Mail-Einstellungen gehören ganz selbstverständlich zum Aufbau und zur Pflege einer Website. Auf meiner Seite zum Website erstellen lassen sehen Sie, wie ich arbeite, und Sie können mir Ihre Situation kurz schildern und mich kontaktieren. Ich schaue zuerst gemeinsam mit Ihnen nach, was kaputt ist, und erkläre Ihnen in einfachen Worten, was zu tun ist.