Du har en eventlokal, en festvåning på ett hotell eller en konferenslokal som du hyr ut till möten och seminarier. Lokalen är fin, personalen erfaren, men telefonen ringer inte lika ofta som du hoppats. När en företagsplanerare söker "konferenslokal för 200 personer" dyker i stället samma tre, fyra konkurrenter upp, gång på gång. Den här artikeln handlar om precis den situationen: vad SEO för eventlokaler och konferenslokaler faktiskt är, hur kunderna i den här branschen söker, vilka sidor din webbplats behöver och var du bör börja. Jag heter Ümit Kırkoç, är webbdesigner och SEO-konsult och arbetar ensam från Istanbul. Min egen SEO-tjänst beskriver jag med dess gränser där det passar.
SEO är, kort sagt, arbetet som gör att din webbplats syns när dina kunder söker i Google. Skillnaden mot annonser är enkel: när du slutar betala för en annons försvinner synligheten, medan en välbyggd SEO-grund kan fortsätta ge offertförfrågningar i månader, ibland år. I din bransch har SEO dock en egen karaktär. Din kund är sällan en enskild person. Det är ofta ett helt team: en assistent, en HR-ansvarig, en marknadschef, någon från inköp och en chef som alla deltar i samma beslut. Din webbplats ska därför inte bara gå att hitta, den ska också göra det lätt för ett team att komma överens.
Vad skriver den som söker en eventlokal i Google?
Den som letar efter en lokal skriver sällan bara "eventlokal". Hon skriver sitt behov: hur många som kommer, vilken sorts tillställning det gäller, i vilket område och ungefär när. Sökningar som "konferenslokal Södermalm 80 personer", "lokal för produktlansering", "julbord för företag lokal", "återförsäljarmöte hotell konferens" eller "hybridmöte lokal med teknik" är branschens verkliga meningar. Kapacitet, område och typ av tillställning är de tre grundbitarna i nästan varje sökning.
Här finns en viktig skillnad mot många andra branscher: planeraren bestämmer sig sällan efter en enda sökning. Först gör hon en bred sökning, öppnar tre eller fyra sajter, tittar på kapacitet och bilder och skriver sedan till sina kollegor: "Vi begär offert från de här tre." Din sajt kan alltså sållas bort redan vid första ögonkastet. En sajt som inte anger kapacitet, har få bilder och inte förklarar hur offertprocessen går försvinner i den gallringen. Därför tycker jag att du ska tänka på SEO som "att komma med på kortlistan" snarare än "att synas i Google".
Bilden nedan visar ett helt påhittat exempel på ett sökresultat och förklarar varför en tydlig sida kan hamna före en allmän lista.
Det markerade resultatet gör något enkelt: det berättar redan på första raden hur många personer salen rymmer, var den ligger och vad den passar för. En allmän lista med "eventlokaler i Stockholm" kan inte göra det, eftersom den måste beskriva hundratals lokaler under ett och samma tak. Google vill visa den som söker det svar som är mest användbart för henne. Om du ger det svaret tydligt ökar chansen att du hamnar före. Någon garanti kan jag ändå inte ge, eftersom varken jag eller någon annan styr resultatet.
Fyra sorters sökningar
I den här branschen blir det enklare om du delar in sökningarna i fyra grupper. Den första är sökningar på kapacitet och område, till exempel "konferenslokal Solna 150 personer". Den andra är sökningar på typ av tillställning: "lokal för produktlansering", "lokal för återförsäljarträff", "utbildningslokal att hyra". Den tredje är sökningar på teknik och tjänster: "mötesrum med projektor", "sal med tolkkabin", "seminarium med lunch". Den fjärde är sökningar på andra språk, där ett utländskt företag skriver något i stil med "conference venue Stockholm".
Den praktiska slutsatsen av tabellen är att en och samma sida inte räcker för alla söktyper. Sidan för en sal svarar på kapacitetssökningen, sidan för en eventtyp svarar på sökningar om syfte, och en tekniksida svarar på tekniska frågor. Att förvänta sig att en enda sida med rubriken "Våra lokaler" ska klara allt är ett av de vanligaste misstagen i den här branschen.
Vilka sidor behöver din webbplats?
Många sajter för eventlokaler består av ett vackert bildgalleri och ett kontaktformulär. Bilder är viktiga, men Google kan inte läsa en bild. Sökmotorn letar efter skriven information på sidan. Planeraren tittar visserligen på bilderna, men går sedan direkt vidare till siffrorna. Båda delarna behöver finnas på samma sida.
En egen sida för varje sal
Har du flera salar bör varje sal få en egen sida. Där ska salens namn stå, hur många personer den rymmer beroende på uppställning (teater, klassrum, cocktail, bankett), takhöjd, golvyta, ljus- och ljudmöjligheter, hur man tar sig in och lastar, parkering, tillgänglighet och närmaste kollektivtrafik. Det mesta av det här är det första en planerare frågar om. Hittar hon inte svaren på sidan skriver hon inte till dig, hon går vidare till konkurrentens sida.
Ett fel som ofta görs är att trycka ihop alla salar på en enda sida. Då blir du inte tydlig i sökningen efter någon av dem. En egen sida betyder en egen sökning.
Layouten ovan ger en idé. Först berättar du vad salen är och hur många den rymmer, sedan går du vidare till tekniken och uppställningarna, och längst ned lägger du vanliga frågor och vägen till en offert. Sidans uppgift är att få läsaren att be om en offert. En text som bara är skriven för Google skaffar inga kunder.
Sidor för olika typer av event
Den andra gruppen sidor görs efter typ av tillställning: företagsmöte, lansering, återförsäljarträff, utbildning och seminarium, julbord och personalfest, examen och prisutdelning. Varje typ är ett eget behov. Vid en lansering spelar scen, ljus och presspassage roll. Vid en utbildning är bordsuppställning, fika och internethastighet viktigast. På de här sidorna räcker det inte att skriva "vi passar för sådana event". Berätta vilken uppställning du rekommenderar, hur ett typiskt program brukar flyta, vad som ingår och vad som planeras separat. Skapa aldrig en sida för en eventtyp du inte arbetar med. Det vore oärligt, och en tom sida tillför inget.
Tecken på förtroende och vägen till offert
Den som köper för ett företag ogillar risk. Om ett event går snett är det hon som ansvarar. Din sajt bör därför ha konkreta saker som skapar förtroende: vilka sorters event som faktiskt har hållits (i den mån du har tillåtelse att nämna dem), citat från nöjda kunder, en utrustningslista, säkerhets- och nödinformation, öppettider samt regler för lastning och uppbyggnad. Offertformuläret ska vara kort och tydligt: datum, antal personer, typ av event och kontaktuppgifter. En relation som börjar med ett långt formulär tar ofta slut innan den hunnit börja.
Två hypotetiska exempelscenarier
De två scenarierna nedan är helt påhittade. De beskriver inget verkligt företag eller någon verklig person. Syftet är bara att göra resonemanget konkret.
Scenario 1: En seminarielokal med en enda sal mitt i stan
Anta att en liten lokal har en enda sal för 120 personer. Webbplatsen är gammal, består av en enda sida och har inget annat än rubriken "Eventlokal". Telefonen ringer, men det är mest personer som frågar om pris och sedan försvinner efter två dagar. Vad kan man göra?
Först går man igenom vad som saknas på nuvarande sajt: ingen kapacitet anges, inga uppställningar, bilderna är tunga och laddar långsamt, och det är krångligt att fylla i formuläret i mobilen. Sedan skriver man en enda stark salssida där kapaciteten per uppställning, tekniken och vägbeskrivningen står tydligt. Därefter läggs två sidor för eventtyper till, till exempel utbildning och återförsäljarträff. Offertformuläret kortas ner till fyra fält. Den första effekten av ett sådant arbete syns ofta i förfrågningarnas kvalitet: färre som bara frågar efter pris, kanske fler som hör av sig med datum och antal gäster. Det är förstås en förhoppning, inget löfte.
Scenario 2: Ett hotell med flera konferensrum och en balsal
I det andra hypotetiska exemplet har ett hotell fyra mötesrum och en balsal. Sajten är inriktad på rumsförsäljning, och salarna får några rader på en gemensam sida som heter "Möten och event". I sökningar efter hotellrum syns hotellet bra, men i sökningar efter event syns det inte alls. Planerarna känner inte ens till att det finns.
Lösningen är att bygga eventdelen som en egen avdelning. Varje sal får en egen sida, det görs en kapacitetstabell, och det skapas sidor för företagspaket (till exempel heldagskonferens eller seminarium med lunch) och för event som kombineras med övernattning. Hotellets rumssidor och eventsidorna länkas ihop, eftersom den som söker en flerdagarskonferens vill ha både sal och rum. Det är också viktigt att prioritera rätt: först de två salar som ger mest intäkter, sedan resten.
Resan från sökning till offertförfrågan
Hur blir en sökning till en offertförfrågan? Tänk dig en tratt. Överst finns många som söker, och längst ned är det få som ber om en offert. I varje steg faller några bort.
I bilden blir varje steg smalare än det förra. Därför handlar SEO inte bara om det första steget. Den som klickar sig in på din sajt och inte hittar den information hon söker lämnar den innan hon når tredje steget. Många företagare säger att "det kommer för få besökare", men den verkliga förlusten sitter ofta i steg två och tre. Därför räknar jag sidans innehåll, hastighet och offertformulär som en del av SEO-arbetet.
Byrå eller enskild konsult?
Den som erbjuder SEO i den här branschen kan grovt delas in i två grupper: stora byråer med många anställda och enskilda konsulter som jag. Båda kan vara rätt val. Vilket som passar beror på hur stor din verksamhet är och hur du vill arbeta.
Slutsatsen av jämförelsen är att en kedja med många lokaler kan behöva ett större team. För en verksamhet med en eller några få salar är det ofta effektivare att den du pratar med också är den som gör jobbet. Jag arbetar ensam. Därför tar jag bara ett begränsat antal projekt åt gången, och det säger jag redan från början. Vilket alternativ du än väljer: fråga skriftligt vem som gör arbetet, hur rapporten presenteras och i vems namn sajten och kontona står.
Så arbetar jag steg för steg
SEO-arbete är ingen gåta. Det består av steg som följer på varandra. Om du arbetar med mig ser processen ungefär ut så här.
Först tittar jag på din sajt och på konkurrenterna. Med konkurrenter menar jag inte bara liknande lokaler, utan också de kataloger och guidesajter som dyker upp i samma sökningar som du. Därefter skriver jag ner de första tre månadernas arbete i prioritetsordning i en plan. Det första jobbet är att ta bort hindren på sajten: sidor som laddar långsamt, layout som ser trasig ut i mobilen, samma innehåll på flera ställen och saknade adress- och telefonuppgifter. Sedan tar jag fram sidor och artiklar för de sökningar vi siktar på. Till sist går vi igenom resultaten tillsammans varje månad: vilka sidor som har blivit synliga, vilka sökningar som gav offertförfrågningar och var det är värt att lägga mer tid. Utan mätning blir SEO bara gissningar.
I processen ingår också din företagsprofil i Google. I lokalsökningar spelar kartresultaten stor roll, och där syns adress, öppettider, bilder och omdömen. Det är ett eget arbete, men det bör ses tillsammans med arbetet på din sajt.
Svar från AI blir också en väg till dig
I dag ställer en del planerare sin fråga till ett AI-verktyg som ChatGPT: "Kan du föreslå en utbildningslokal för 60 personer med projektor på Kungsholmen?" Sådana verktyg bygger sina svar på öppen och välordnad information på internet. Om din sida tydligt anger kapacitet, teknik och läge ökar chansen att uppgifterna används både i Google och i den typen av svar. Det kallas kort GEO, alltså att skriva innehållet så att det fungerar för AI-svar. Inte heller här finns något som är garanterat, men tydlig och korrekt information hjälper i båda kanalerna.
När ser du resultat?
Det ärliga svaret är "det beror på", och det måste förklaras. Är sajten ny, konkurrensen hård eller finns tekniska problem på sajten tar det längre tid. Dessutom har den här branschen säsonger: efterfrågan på företagsevent ökar vissa månader och sjunker andra. Att bedöma resultatet utifrån en enda månad ger därför en missvisande bild.
Tidslinjen visar ett exempel på förloppet, och varje sajt har sitt eget tempo. Under de första veckorna syns förändringarna oftast på sajten själv: den laddar snabbare och sidorna är mer ordnade. Rörelsen i sökresultaten blir tydligare först efter några månader. Det är inte realistiskt att vänta sig en placering den första månaden, och den som lovar det talar inte sanning.
Vad kan du göra själv?
Allt kräver inte en expert. Det här kan du göra utan teknisk kunskap, och ofta bör du göra det, eftersom ingen känner din lokal bättre än du.
Överst på listan står att skriva informationen fullständigt och aktuellt. Ta fram salens mått, kapacitetssiffror och utrustningslista själv, för det kan ingen expert veta åt dig. Låt fotografera lokalen i bra ljus och i olika uppställningar. Att se samma sal i teater- och bankettuppställning är till stor hjälp för planeraren. Be om omdömen från dina kunder, med deras tillåtelse. Skriv ner de frågor du ofta får. De blir både avsnittet med vanliga frågor och innehåll på sidan. Och skriv adress och telefonnummer på exakt samma sätt överallt.
Vanliga misstag
De misstag jag oftast ser i den här branschen beror sällan på okunskap. De kommer av tron att det räcker att sajten "ser fin ut".
Låt mig gå igenom några av dem. Att inte ange kapaciteten är det vanligaste. När planeraren inte hittar svaret på "hur många ryms det exakt" går hon vidare. Tunga bilder är nästa stora problem: bilder i hög upplösning som inte komprimerats gör sidan långsam, och särskilt i mobilen orkar besökaren inte vänta. Att samla alla salar på en sida tar bort chansen att svara på olika sökningar. Att inte ge någon antydan om priset skadar också. Du behöver inte skriva en siffra, men du kan förklara vad priset beror på: datum, veckodag, antal personer, mat och dryck samt längd. Slutligen: att ge upp när man inte ser något hända de första veckorna gör att arbetet går förlorat.
När behöver du expertstöd?
Alla verksamheter behöver inte hjälp utifrån. Några frågor gör beslutet enklare.
Resonemanget i schemat är följande. Om grunduppgifterna på sajten är på plats, sidorna är ordnade och förfrågningar kommer in kan du fortsätta själv med små förbättringar. Är sajten däremot långsam, trasig i mobilen, syns den inte alls i sökningar eller vet du inte ens vad som saknas sparar en första genomgång av en expert tid. En felaktig start betyder månader av arbete i fel riktning.
Vad avgör kostnaden?
Jag anger ingen siffra, eftersom en rimlig siffra går att säga först när jag sett din sajt. Men jag kan berätta vad den beror på.
Den första faktorn är sajtens nuläge. En sajt med många tekniska problem eller som måste byggas om innebär mer arbete. Den andra är antalet salar och sidor; sidorna för fem salar kräver mer än sidan för en. Den tredje är konkurrensen: i tätbefolkade områden och för populära eventtyper kan det ta längre tid. Den fjärde är behovet av innehåll; bilder, texter och stöd på flera språk räknas separat. Den femte är arbetets längd; en engångsinsats och ett arbete som pågår månad efter månad är olika budgetar. Be att få varje del uppräknad var för sig i offerten. En offert som presenteras som "allt ingår" på en enda rad, utan tydligt innehåll, ställer ofta till problem längre fram.
En varning till: offerter som lovar "förstaplats i Google" eller en bestämd placering är inte pålitliga. Ingen kan garantera Googles rangordning.
Så arbetar jag med dig
Jag är en ensam konsult, vilket betyder att den du pratar med också är den som gör jobbet. Först gör jag en kort första genomgång och förklarar enkelt vad som saknas. Därefter får du en skriftlig plan och offert; planen anger arbetet i ordning för hela den period den omfattar. Din sajt och dina konton står alltid i ditt namn. Varje månad skriver jag en enkel rapport: vilka sidor som blivit synliga, vilka sökningar som gett besök och vad som ska göras nästa månad. Det jag inte kan göra säger jag från början. Att fotografera din lokal ingår till exempel inte, men jag kan skriva ner vilken sorts fotografering som behövs och hänvisa dig vidare. Vill du kan vi också prata om att göra om din webbplats i samma veva.
Vanliga frågor
Behöver en eventlokal verkligen SEO, eller räcker annonser?
De två gör olika saker. Annonser ger synlighet så länge du betalar och kommer igång snabbt. SEO byggs långsammare, men när det väl sitter kan det ge offertförfrågningar till låg kostnad. Många verksamheter använder båda. Vilken som kommer först beror på din budget och din säsong.
Jag har flera salar. Måste alla ha en egen sida?
Ja, det rekommenderas oftast. Planeraren söker på kapacitet, och varje sal har olika kapacitet, uppställning och teknik. En egen sida ger varje sal en chans att synas i sin egen sökning. Du kan börja med de salar som ger mest arbete.
Ska jag skriva ut priset på sajten?
Det är inte obligatoriskt. Vill du inte skriva en siffra, förklara i stället vad priset bestäms av: datum, antal personer, längd, mat och dryck samt teknik. Det skapar förtroende och minskar onödig mejlväxling. Sajter som inte alls förklarar priset väcker ofta misstänksamhet.
Hur lång tid tar det innan förfrågningarna börjar komma?
Jag kan inte ange en exakt tid. Sajtens nuläge, konkurrensen och säsongen spelar in. De första veckorna ser du förbättringar på själva sajten, och rörelsen i sökningarna blir oftast tydlig inom några månader. Var försiktig med den som lovar resultat redan första månaden.
Kan sociala medier ersätta SEO?
Nej. Sociala medier gör ditt varumärke känt och skapar förtroende, men en planerare som aktivt letar skriver oftast i Google. Dina bilder i sociala medier kan stödja sajten, men de ersätter den inte.
Behöver jag sidor på andra språk?
Om du vill nå utländska företag eller internationella kongresser, ja. En översättning räcker dock inte, du behöver titta på vad folk faktiskt söker på det språket. Riktar du dig bara mot den lokala marknaden är det viktigaste att svenska sidor är starka.
Kan jag få min lokal nämnd i AI-svar?
Det går inte att garantera. Men tydlig och korrekt information om kapacitet, läge och teknik ökar chansen att uppgifterna används, både i Google och i AI-svar. Felaktig eller gammal information verkar åt motsatt håll.
Vad bör jag förbereda innan vi börjar?
Samla salarnas mått och kapacitetssiffror, utrustningslistan, befintliga bilder och de frågor du fått på sistone. Skriv också ner vilka typer av event som ger dig mest intäkter. Det gör den första genomgången mycket snabbare.
Vill du att din eventlokal eller konferenslokal ska hittas av rätt personer kan du kontakta mig via sidan om min SEO-tjänst. Jag tittar på din sajt tillsammans med dig och förklarar enkelt var vi bör börja.